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# ワークフロー
> 手動で繰り返される業務を自動化されたワークフローに変える
## 概要
手動で繰り返される業務を自動化されたワークフローに変えます。
## ワークフローの種類
ワークフローには 3 種類あります。
**チーム内で利用するプライベートなワークフロー。**
このタイプは、共有されたガバナンス下のワークフロー内で、単一または複数のユーザーのタスク、承認、データ操作をチーム間で調整するのに適しています。内部チームが利用する裏側の自動化を想定しています。内部ワークフローは次のような場合に適しています。
* 機密または業務データを扱う場合
* 外部ユーザーに公開すべきでない社内システム、連携先、データセットへのアクセスが必要な場合
* 複数システムにまたがる複雑なオーケストレーションを含む場合
**外部ユーザーからの入力を取り込む公開ワークフロー。**
このワークフローは、フォームやリンクなどの安全に制御されたエントリーポイントを通じて、外部参加者から構造化データを収集する用途に適しています。外部のユーザーやシステムがトリガーや操作を行うユースケースを想定しています。ここで使用するアクションノードは次の要件を満たす必要があります。
* 組織外のユーザーやシステムに公開しても安全であること
* 内部限定のデータ、設定、実行詳細を露出させないこと
* 情報収集など、制御された対話に集中すること
* 注: データ漏洩や意図しないアクセスを防ぐため、一部の内部専用アクションは外部ワークフローでは意図的に無効化されています
**チャットボットでの会話のために構築されたプライベートまたは公開ワークフロー。**
会話インターフェースを通じてワークフローを実行するのに適しています。
チャットボットワークフローとは異なり、内部ワークフローと外部ワークフローはどちらも **Build** と **Run** の 2 つのモードで構成されます。チャットボットワークフローはチャットボットのインターフェース内でのみ動作します。
## ワークフローのモード
ワークフローのステップを設計、構成、順序付けします。設計図と建設フェーズと考えてください。
構築したワークフローを本番環境で実際に実行するか、実行可能な状態にします。ここでワークフローの自動化が意図したタスクを自動的に実行します。
Run モードには 2 種類あります。
* **ライブ実行**: ワークフローをライブで自動実行します。ブラウザセッションを閉じる、または URL が変更されると処理が終了します。
* **バックグラウンド実行**: ワークフローはサーバーサイドで実行され、ブラウザタブを閉じたりデバイスの電源を切ったりしても処理が継続されます。
## ワークフロー内のノード
ワークフロー内のノードには **Action** と **Event** の 2 種類があります。
### Action ノード
Action は、トリガーに応じてワークフローが実行する特定のタスクまたは操作です。
* **Instruct**: 事前入力済みのプロンプトや前のステップから応答を生成
* **Agent**: 推論、コード実行、ファイル生成が可能なエージェント型タスクを実行
* **Upload Files**: ユーザーにファイルのアップロードを依頼し、インデックス化してワークフローで利用
* **Process OCR**: 画像内のテキストを編集・検索可能なテキストに変換し、AI が読めるようにする
* **Recognize Image**: コンピュータビジョンで画像または画像の一部を検出
* **Contextualize From Library**: インデックス化されたナレッジソースからコンテキストを取得
* **Store Into a Dataset**: ワークフローからの構造化データをデータセットに保存
* **Input Text**: Run モード中にユーザーから情報を取得
* **Fill In Form**: Run モード中にカスタムフォームを表示して構造化データを収集
* **Get Approval**: Shieldbase ユーザーに承認または却下の判断を依頼
* **Send Email**: 件名と本文を付けて 1 名以上の宛先にメールを送信
* **Request Email Reply**: メールを送信し、返信を待ってからワークフローを継続
* **Download Document**: ワークフローの結果をダウンロード可能なドキュメントに変換
* **Create a Report**: データを分析し、チャートや表を含む可視化レポートを生成
* **Start a Workflow**: このステップから別のワークフローをトリガー
* **Refer to a Parent Workflow**: このワークフローを起動した親ワークフローからのデータやファイルを使用
* **Loop Action**: リスト上を反復し、各項目に対して同じアクションを実行
* **Pause Until**: 指定の条件が満たされるまでワークフローの実行を一時停止
* **Handle Conversation**: クエリに基づいてユーザーを適切な会話フローへルーティング
* **Pull Data from API**: コンテキストとして利用するためにサードパーティアプリから特定のフィールドを取得
* **Push Data to API**: 書き込み用にサードパーティアプリへデータを送信
* **Templatize**: フォーマットを維持しつつダウンロード可能なテンプレートに内容を埋め込む
* **Translate Document**: フォーマットとスタイルを維持しつつドキュメントを他言語に翻訳
* **Merge to PDF**: 複数のファイル (PDF, JPEG, JPG, PNG, XLSX, XLS, CSV) を 1 つのドキュメントに結合
### Event ノード
Event は、ワークフローを起動する条件を設定できます。
**スケジュール実行**: スケジュールに基づいてワークフローを実行します。
### ワークフロータイプ別のアクションノード対応状況
すべての Action ノードが、すべてのワークフロータイプで利用できるわけではありません。各ワークフロータイプは異なるユースケース向けに設計されており、機能的・セキュリティ的に妥当な箇所でのみ特定のアクションが利用可能です。
| アクションノード | 内部ワークフロー | 外部ワークフロー | チャットボットワークフロー |
| -------------------------- | -------- | -------- | ------------- |
| Instruct | ✅ | ✅ | ✅ |
| Agent | ✅ | ✅ | ✅ |
| Upload Files | ✅ | ✅ | ✅ |
| Process OCR | ✅ | ✅ | ✅ |
| Input Text | ✅ | ✅ | ✅ |
| Download Document | ✅ | ✅ | ✅ |
| Contextualize From Library | ✅ | ✅ | ✅ |
| Recognize Image | ✅ | ✅ | ✅ |
| Send Email | ✅ | ✅ | ✅ |
| Request Email Reply | ✅ | ❌ | ❌ |
| Fill In Form | ✅ | ✅ | ✅ |
| Get Approval | ✅ | ❌ | ❌ |
| Create a Report | ✅ | ✅ | ✅ |
| Store Into a Dataset | ✅ | ✅ | ✅ |
| Start a Workflow | ✅ | ✅ | ❌ |
| Refer to a Parent Workflow | ✅ | ❌ | ❌ |
| Loop Action | ✅ | ✅ | ❌ |
| Pause Until | ✅ | ❌ | ❌ |
| Pull Data from API | ✅ | ✅ | ✅ |
| Push Data to API | ✅ | ✅ | ✅ |
| Templatize | ✅ | ✅ | ✅ |
| Translate Document | ✅ | ✅ | ✅ |
| Merge to PDF | ✅ | ✅ | ✅ |
| Handle Conversation | ❌ | ❌ | ✅ |
## Action ノードの詳細
### Instruct
事前入力済みのプロンプトや前のステップから応答を生成します。AI にどのように応答してほしいかが明確に決まっている場合に使用します。
動画プレーヤーの歯車アイコンから再生速度を調整できます。
* ワークフローの自動化では、複数ソースからのデータを統合する必要があります。そのため、まさにこの統合を担う Instruct ノードは、どのワークフローでも最もよく使われるノードの一つです。
* Instruct ノードはワークフローのロジックの中核です。データを受け取り、情報の統合、テキスト生成、意思決定などの特定のアクションを実行します。
* 指示が具体的であるほど、出力の品質が向上します。「これを要約して」のような一般的な指示ではなく、どのような要約が欲しいかを明確に指定してください。例えば「この記事を、主要な論点と結論に焦点を当てた 3 つの箇条書きに要約してください。トーンは簡潔かつプロフェッショナルに。」のように指定します。
* マルチステップのワークフローでは、複数の Instruct ノードを連結します。これにより、複雑なタスクを小さく管理可能な部分に分解できます。例えば、1 つのノードですべてを行う代わりに、最初のノードで長文ドキュメントを要約し、2 番目のノードで要約から重要な事実を抽出し、3 番目のノードでそれらの事実を使ってメール文を起草、といったやり方が可能です。
* 最終出力の形式についても Instruct ノードに正確に指示しましょう。JSON、リスト、表、プレーンテキストなどでの応答を指定できます。例えば「'product\_name' と 'price' をキーとする JSON オブジェクトで出力してください」のように指定します。これは、後続のノードがデータを利用するために不可欠です。
### Agent
推論、コード実行、ファイル生成が可能なエージェント型タスクを実行します。
* ワークフローで、他のアクションタイプの固定機能を超える柔軟な多段階の推論、コード実行、ファイル生成が必要な場合に **Agent** ノードを使用します。複雑なタスクにリアルタイムで適応できる「動的なオペレーター」と考えてください。
* 必要とする作業の複雑さ全体をカバーするには狭すぎたり硬直的すぎたりする他のアクションノードとは異なり、**Agent** ノードは動的に設計されています。指定した目標に基づいて、使用するツール (推論、コード、連携、ファイル生成) を自ら判断できます。
* **Agent** ノードは汎用的な問題解決ツールとして扱えます。同一ステップ内で、データ分析、データの変換やクレンジング、計算の実行、シナリオのシミュレーション、構造化された出力 (JSON、表、整形済みテキストなど) の生成に使用できます。
* **Agent** ノードはコードを実行できるため、複雑な入力の解析、複数ソースからのデータの突き合わせ、ビジネスルールの適用といった技術的・反復的なロジックを、多くの個別ワークフローステップを構築せずに、そこへ委ねることができます。
* **Agent** ノードを使ってファイル (例: レポート、サマリー、処理済みデータセット) を生成し、後続のノードに引き渡せます。
* 多数の Instruction ステップを連結しないと実現できないようなプロセスには、**Agent** ノードを使用しましょう。**Agent** は複数のサブタスクにわたって推論し、中間的なアクションを判断し、統合された結果を生成できるため、ワークフローの複雑さを軽減できます。
**多段階の自動化では、Agent ノードを他のノードと組み合わせましょう:**
* **Upload Files** や **Contextualize From Library** を使って、ソースドキュメントやデータセットを供給します。
* **Input Text** や **Fill In Form** を使って、ユーザーからパラメータや好みを収集します。
* これらすべてをコンテキストとして Agent ノードに渡し、推論・計算・最終結果の生成を行わせます。
* **Agent** ノードへの指示は明確かつ正確にしましょう。「これを分析して」のような漠然とした依頼ではなく、目的、制約、出力形式を含めてタスクを明確に定義してください。例えば「この CSV データをクリーニングし、重複行を削除し、月ごとの総収益を計算して、'month' と 'total\_revenue' フィールドを持つ JSON オブジェクトを返してください」のように指定します。
* 期待する出力形式 (例: JSON、Markdown の表、プレーンテキスト、ファイル) を明確に指定してください。**Store into a Dataset**、**Create Report**、または連結された別の **Agent** ノードなど、後続のノードで出力を利用する場合に特に重要です。
規制の厳しい、または機密性の高いユースケースでは、**Agent** ノードがアクセス・実行できる範囲をスコープし制約してください。明確に定義された入力 (データ、プロンプト、ルール) を与え、意図しないアクションやハルシネーションを避けるために、Library 連携や承認フローによるガードレールと組み合わせましょう。
エンタープライズのワークフローを設計する際は、**Agent** ノードを「アドバンストモード」として扱いましょう。単純なタスクには静的で予測可能なノードから始め、柔軟な推論、コード実行、動的なファイル生成が本当に必要な箇所にのみ Agent ノードを追加してください。これにより、ワークフローを保守しやすく、監査しやすく、トラブルシューティングしやすい状態に保てます。
### Upload Files
ユーザー自身または他のユーザーにファイルのアップロードを依頼し、ワークフロー内でインデックス化して利用できるようにします (例: 実行ごとに新しいレポートやドキュメント)。
* 新しいレポートや日次ログなど、使用ごとに変化するファイルには Upload Files ノードを使用します。
* このノードはファイルを変数として扱うため、ワークフロー実行ごとに異なる内容を処理できます。
* 一方、固定された情報セットに繰り返しアクセスする必要がある場合は、Contextualize From Library ノードを使用します。製品カタログや標準作業手順書 (SOP) のような、静的な参照情報に繰り返し参照するのに最適です。ファイルを永続的な参照データソースとして扱います。
### Process OCR
画像内のテキストを理解します。
* スキャンしたドキュメントや写真など、画像からテキストを抽出するタスクには Process OCR を使用します。光学式文字認識 (OCR) 技術が画像を解析し、テキストを認識して機械可読な形式に変換します。物理ドキュメントのデジタル化、データ入力の自動化、スキャンしたコンテンツを検索可能にする場合に特に有用です。
Process OCR ノードは単独で完結するノードではありません。通常はより大きなワークフローの初期ステップとして利用されます。画像からテキストをデジタル化するのが目的ですが、本当の価値はその後にそのテキストを使って何をするかにあります。OCR はデータ抽出器のようなもので、情報を取り出すだけで、それ自体は処理や保存を行わないと考えてください。
### Input Text
Run モード中にユーザーへ情報入力を求めます。
* Input Text ノードは、ユーザーの入力を取得して保存するためのノードで、その値は変数として機能します。単独で動作するノードではなく、より大きなシステム内で他のノードと接続する重要な構成要素として機能します。
Instruct ノードは Input Text ノードで取得したデータを統合・処理できるため特に重要です。Input Text が生の情報を集める一方で、Instruct ノードはその情報を使ってタスクを実行したり応答を生成したりします。Input Text を「質問」、Instruct を「回答」と考えるとわかりやすいでしょう。
### Download Document
PDF、DOC、または XLSX 形式でダウンロード可能なレポートを作成します。
* Download Document ノードは、Instruct ノードからの統合データをダウンロード可能なレポートに変換するのに適しています。処理された情報を、洗練された共有可能なドキュメントに仕上げられます。
* Download Document ノードはプロセスの最終ステップとして使用するときに最も力を発揮します。
**強力な組み合わせ:**
* **Instruct** ノードと組み合わせて、テキスト出力をプロフェッショナルなレポートに
* **Process OCR** ノードの後に使い、抽出したテキストを整ったドキュメントに整形
* **Send Email** と組み合わせて、レポートを自動添付・配布
利用できない形式でファイルをダウンロードする必要がある場合は、[support@shieldbase.ai](mailto:support@shieldbase.ai) までリクエストをお送りください。担当者がリクエストを検討し、対応に向けて取り組みます。
### Contextualize From Library
コンテキストとしてソースに接続します。
* Contextualize From Library ノードは、さまざまなソースからインデックス化されたデータすべてに、一元的にアクセスできる手段を提供します。自動化タスクのコンテキストとして特定の情報を選択したい場合に使用します。ワークフローを情報で支えたり導いたりするため、ユーザーは組織のナレッジ全体にアクセスできます。
**Contextualize From Library と Upload Files の使い分け:**
* **Contextualize From Library**: 価格表や SOP など、繰り返し利用する静的な参考資料
* **Upload Files**: 日次レポートや新規画像など、タスクごとに変わる可変ファイル
Library にデータを統合する前に、その中のデータを整理し、検索しやすい状態にしておきましょう。明確で説明的な見出しやセクションを使用してください。例えば、Library が SOP のドキュメント集である場合は、「SOP-\[番号]: \[手順名]」のように手順ごとに一貫した形式を使うのがおすすめです。
* このノードが提供する情報は、含まれるデータの品質に左右されます。最新かつ正確な情報をワークフローで使えるように、統合されたドキュメントやデータベースを定期的に更新してください。
### Recognize Image
コンピュータビジョンで画像または画像の一部を検出します。
* ワークフローで、オブジェクトの識別、ラベルの読み取り、シーンの理解など、画像の内容を検出・解釈・分類する必要がある場合に **Recognize Image** を使用します。
* **Recognize Image** はワークフローの「目」と考えてください。OCR ドキュメント処理がテキストを抽出するのと同様に画像から視覚的なコンテキストを抽出しますが、書かれている内容だけでなく、写っているものの理解に焦点を当てています。
**強力な組み合わせ:**
* **Templatize** と組み合わせて、あらかじめ定義したテンプレートに画像を配置します (例: 製品画像を検出し、ブランドレポート、請求書、スライドレイアウトに挿入)。
* 画像入力が頻繁に変わる場合は **Upload Files** と併用します (例: 日々の写真、スキャンした伝票、アップロードされたスクリーンショット)。Upload Files が画像を収集し、Recognize Image が分析し、Instruct や Download Document が結果を使える出力に変換します。
* 検出した視覚コンテンツを既知のカタログと比較・照合する必要がある場合は **Contextualize From Library** と併用します (例: 写真の製品を製品リストと照合したり、検出したロゴを企業プロファイルにマッピングしたり)。
* **Instruct** と連結して、検出した視覚的詳細を要約・検証したり、そこから説明文を生成したりします (例: 「画像内で検出された欠陥に基づいて品質チェックのサマリーを作成してください」)。
* 指示は明確にしましょう。「この画像を分析して」のような一般的なプロンプトではなく、望むことを指定してください。例えば「見えるすべての製品とその色を特定してください」や「この写真に署名と社印が含まれているか検出してください」のように指定します。
* ドキュメントとビジュアルが混在する自動化 (例: 写真付きレポート、点検ログ、デザインレビュー) を構築する場合は、ワークフローの早い段階で Recognize Image を使って見えるもの (オブジェクト、ラベル、状態) を構造化し、その構造化された結果を **Store into a Dataset** や **Create Report** などのノードに渡しましょう。
アップロードする画像は常に鮮明で十分な解像度であることを確認してください。ぼやけた、コントラストの低い、または過度に圧縮された画像は、認識が不完全または不正確になり、ダウンストリーム分析の品質を低下させる可能性があります。機密性の高いコンテンツについては、Recognize Image の利用を組織のセキュリティおよびコンプライアンスポリシーに沿わせてください。
### Send Email
件名と本文を付けて特定のアドレスにメールを送信します。
* ワークフロー内で直接メール送信を設定できます。件名と本文を入力し、1 人または複数の宛先に送信できます。CC 宛先も指定可能です。
**強力な組み合わせ:**
* **スケジュール実行** と組み合わせて、特定の日と正確な時刻 (定期または 1 回限り) にメールを自動送信
* **Download Document** と組み合わせて、送信したメールのレポートをダウンロード
Send Email ノードはメールの返信を受け付けません。一方、Request Email Reply ノードは受信者からの返信を受け取れます。
### Request Email Reply
最初のメールを送信し、ワークフローを継続させるためにそのメールへの返信を受け取ります。
* Request Email Reply ノードは、ワークフローを継続するために返信を得る目的で、メール受信者にメールを送信する際に使用します。
* 返信を受け取るまで時間がかかる場合があるため、画面右側の実行履歴からワークフローを確認してください。
**ベストプラクティス:**
* 必要な内容 (例: 「Q3 予算を承認しますか?」)、回答方法 (例: 「承認なら 'YES'、却下なら 'NO' と返信」)、期限 (該当する場合) を明示する、簡潔な件名と本文を書く
* 「APPROVE」「REJECT」「REVISE」などのキーワードで返信してもらうよう指示し、予測可能な応答を強制する
* メール宛先は必要最小限のステークホルダーに限定する。可能な場合は 1 人の意思決定者に送信する。CC は可視性の目的のみに使用する。CC された相手からの返信は、明示的に解析しない限り無視されることが多いため。グループ承認には共有フォームのリンク利用を検討する
* 各 Request Email Reply ステップで、送信日時、宛先、返信日時と内容、結果を記録し、コンプライアンスとデバッグに備える
### Fill In Form
Run モード中にユーザーが入力するカスタムフォームを作成します。
* Fill In Form ノードは、ユーザーにフォームに従って情報を入力させる動的なフォームビルダーです。
* まずは、フォームの目的を特定しましょう。どんなデータを収集する必要があり、質問の論理的な順序はどうあるべきか?
* 適切な入力フィールドを使いましょう。データの種類とフィールドタイプを合わせることが、良いユーザー体験につながります。
* ラベルとプレースホルダーテキストでユーザーを誘導します。「メールアドレスを入力してください」のような明確なラベルは、汎用的な「Input」よりはるかに良いです。
* 重要なフィールドは Required (必須) としてマークしましょう。これにより、データ不足によるワークフローの失敗を防げます。
* 本当に必要な情報のみを尋ねましょう。長く複雑なフォームはユーザーの疲労を招き、離脱率の上昇につながります。
#### 利用可能なフォームフィールド
* **Text Input**: テキスト、数字、記号を 1 行で入力。氏名、件名、製品コードなど短い入力向け。
* **Text Area**: 複数行のテキスト、数字、記号を入力。説明やコメントなどの長文向け。
* **Password**: パスワードのような機密情報を入力。文字は表示されません。
* **Numeric**: 数字のみを受け付け。数量、価格、パーセントなどに使用。
* **Date**: 特定の日付を選択。スケジュール、期限設定、イベント記録に最適。
* **Time**: 時間を入力。予約や作業完了時刻の記録に便利。
* **Date & Time**: 日付と時刻の両方を入力。予約、イベントログ、期限設定に有用。
* **Dropdown**: 選択肢のリストから 1 つだけ選びます。国名やサイズなど明確な選択肢を省スペースで提示するのに最適。
* **Radio Button**: 表示された項目から 1 つだけ選択。決済方法や性別など単一選択に最適。
* **Checkbox**: 単一のチェックボックスにチェックを入れます。利用規約への同意などの Yes/No 回答に使用。
* **Multi-Select**: 1 つ以上のオプションを選択。カテゴリやタグなど複数選択に便利。
### Get Approval
Shieldbase ユーザーであるチームメンバーに承認を依頼します。
* Get Approval ノードは、ワークフローの出力に対する承認を得るために使う意思決定ノードです。
* 結果は「承認」と「未承認」の 2 通りのみです。そのため、Get Approval ノードは 2 つの異なるパスへ分岐する判断ノードです。
* 承認者からの承認には時間がかかる場合があるため、画面右側の Execution History からワークフローを確認してください。
承認者は情報を探し回らなくて済むようにしましょう。前のノードからの出力に、承認判断に必要なすべてのデータが含まれていることを確認してください。Instruct ノードを使ってデータを簡潔な要約やレポートにまとめ、承認依頼に添付すると良いでしょう。
### Create a Report
データをインサイトに分析し、可視化を生成します。
* Create a Report ノードは、データ分析と可視化をワークフローに直接統合します。生データを構造化されたビジュアルレポートに変換でき、複雑な情報を理解し、インサイトを効果的に共有するのに役立ちます。
* 開始前に、Create a Report ノードに渡すデータがクリーンで適切に整理されていることを確認します。一貫した明確な形式を使用し、データ列には説明的な名前 (例: Revenue\_2024、Region、Customer\_ID) を付けます。
* 指示の中で目的を明示してください。例えば、単に「レポートを作成して」ではなく、「月次売上トレンドを分析し、上位パフォーマンスの地域を示す売上パフォーマンスレポートを作成してください。レポートには売上推移の折れ線グラフと地域別売上の棒グラフを含めてください」のように指定します。
* Create a Report ノードを Input Text ノード、Fill In Form ノード、または Contextualize From Library ノードと組み合わせ、その情報をコンテキストとしてデータ分析や可視化を生成します。
### Store Into a Dataset
テキストを抽出してデータセットに格納します。
* Store Into a Dataset ノードを使用する前に、ワークフロー内の前のステップが構造化されたデータを生成していることを確認してください。
* データセットを作成する際は、データの目的を反映するカスタムカラム名 (例: 「Customer\_ID」「Transaction\_Amount」) を必ず定義してください。これにより、スプレッドシート、データベース、レポートソフトウェアとの統合における可読性と互換性が向上します。
* ワークフローが動的な入力 (例: レコード数の変動) を扱う場合は、前のステップで条件分岐を使ってデータをバッチ化またはフィルタリングしてください。これにより、データセットに不要なエントリが溢れるのを防ぎ、パフォーマンスを最適に保てます。
* エンタープライズ環境ではデータセットのサイズに注意してください。大規模なデータセットはワークフロー速度に影響を与える可能性があります。プラットフォームが対応している場合は、しきい値の設定や圧縮を活用しましょう。
### Start a Workflow
ステップの一部として別のワークフローを起動します。
* 起動したワークフローが完了するまで、最初のワークフローの実行を継続させたい場合は、待機チェックリストを切り替えます。
* Start a Workflow ノードは、メインのワークフローが継続する一方で、バックグラウンドで自律的に実行されるリアクティブで疎結合なワークフローを構築するのに最適です。
### Refer to a Parent Workflow
このワークフローを起動した親ワークフローの特定のステップから、データやファイルを使用します。複数の親から情報を集約するのに便利です。
* このフィーチャを設定する際に正しい「Parent Step」を選びやすくするため、親ワークフロー側の主要なステップに明確な名前とラベルを付けましょう。
* 複数の親ワークフローが同じ子をトリガーする場合は、マッピングエラーを避けるため、出力スキーマ (フィールド名や型) を統一しましょう。
* 並列で動作する親ブランチ (例: 複数の承認) の結果を、単一の統合サマリーステップに集約するために、この機能を活用しましょう。
* 親出力を参照する前に、その存在を必ず検証してください (例: 不足/空データに対するガード条件や分岐を追加)。
* 子ワークフロー側で親ワークフロー ID と起動元ステップをログに残し、デバッグや監査の追跡を容易にしましょう。
### Loop Action
リストを反復処理し、各項目に対して同じアクションを実行します (例: リスト内のすべてのアドレスにメールを送信)。
* ループは焦点を絞りましょう。本当に繰り返す必要があるアクションのみをループ内に配置し、無駄な処理時間を避けます。
* 大きなリストの場合は、ダウンストリームシステムでのタイムアウトやレートリミットを防ぐために、項目数の上限やバッチサイズなどのセーフガードを追加してください。
* ループ内で Pull Data From API を使って外部 API を呼び出す場合、レートリミットやクォータエラーが見られたらスロットリングや短いディレイを実装してください。
### Pause Until
指定した条件が満たされるまで、ワークフローの実行を一時停止します。
* ステータス、タイムスタンプ、フラグなど機械が検知できる正確な条件を使用し、曖昧なテキスト値は避けてください。ワークフローが無期限に停止することを防げます。
* 条件が満たされない場合に備え、最大待機時間とフェイルオーバーパス (例: エスカレーション、通知、自動クローズ) を設定してください。
* 長い固定ディレイよりも、イベントベースのトリガー (Webhook、ステータス更新) を優先し、レイテンシとリソース使用を抑えましょう。
* 一時停止の開始時と終了時に明確なログメッセージを出力し、実行が待機している場所と理由をオペレーターが把握できるようにしましょう。
* ユーザー入力待ちの場合、必要なアクションへの直接リンクを含むプロアクティブな通知 (メール、チャット、アプリ内) を送信してください。
### Pull Data from API
コンテキストとして利用するため、サードパーティアプリから特定のフィールドを取得します。
* サードパーティアプリから API でデータを取得するための初期権限は、Integrations で設定する必要があります。
* まずは本当に必要なフィールドのみを取得することから始めましょう。不要なフィールドを過剰に取得すると、ワークフローが遅くなり API コストも増加します。
* データ取得直後に API レスポンスを正規化・検証 (型チェック、null チェックなど) し、ダウンストリームでの障害を防ぎましょう。
* デバッグ目的で raw レスポンス (または機密情報を除いたもの) をログに残しますが、機密フィールド (トークンや個人情報) はマスキングするか、ログから除外してください。
### Push Data to API
サードパーティアプリにデータを書き込みます。
* サードパーティアプリにデータを書き込むための初期権限は、Integrations で設定する必要があります。
* フィールドのマッピングを明示的に行い、ドキュメント化しましょう。特に、複数の API や同一サービスの異なるバージョンと統合する場合は重要です。
* ターゲット側のスキーマや形式の不一致による致命的な失敗を防ぐため、データを送信する前に検証・サニタイズしてください。
* 追跡や将来の更新・削除のために、API からのレスポンス ID や確認トークンを取得・保存しましょう。
### Templatize
フォーマットを維持しつつ、ダウンロード可能なテンプレートに内容を埋め込みます。
* テンプレートに最も正確にコンテンツをマッピングするには、スプレッドシートや構造化されたテキストドキュメントをテンプレートとして使用してください。
* 最適な精度のためには、空欄でかつ表形式のテンプレートを使用してください。この構造により、システムが各データフィールドを正しくマッピングし、データエラーを防ぎます。
* 明確なプレースホルダーマーカー (例: `{{field_name}}`) を使ってテンプレートを設計し、テンプレート作成者・ビルダー向けにマッピングドキュメントを整備しましょう。
* フォーマットロジック (フォント、間隔、レイアウト) はテンプレートファイル内に保持し、動的コンテンツはできるだけテキストと画像に限定しましょう。
* 非常に長い文字列、特殊文字、空のフィールドなどエッジケースの値でテンプレートの埋め込みをテストし、実運用でのレイアウト崩れを防ぎましょう。
* 任意フィールドには条件付きセクションやフォールバックテキストを用意し、データが一部欠けていても見栄えの良いテンプレートを保ちましょう。
* テンプレートをバージョン管理し、どのワークフローのバージョンがどのテンプレートを使っているかを追跡し、本番フローでの予期しないフォーマット変更を防ぎましょう。
### Translate Document
フォーマットとスタイルを維持しつつ、ドキュメントを他言語に翻訳します。
* 法律、医療、技術などのドメイン特化コンテンツでは、対応している場合に用語集や用語リストを提供し、翻訳の一貫性を高めましょう。
* 翻訳は主にコンテンツ理解のために使用し、法律文書や外部向け資料で利用する前に、追加の人手または専門家によるレビューを行ってください。
* 元の版と翻訳版の両方を保存し、メタデータ (言語、翻訳日時、ワークフロー ID) を含めて将来の参照や監査に備えましょう。
### Merge to PDF
複数のファイル (PDF, JPEG, JPG, PNG, XLSX, XLS, CSV) を 1 つの統合されたドキュメントに結合します。
* ワークフローが複数のドキュメント (レポート、フォーム、添付ファイルなど) を生成または収集し、関係者と共有できる単一ファイルに統合する必要があるときに Merge to PDF を使用してください。
* 一貫した順序 (例: 表紙、サマリー、詳細分析、付録) で結合し、出力を標準化しましょう。週次レポートやクライアント向け納品物のような繰り返しワークフローで、最終 PDF が読みやすく参照しやすくなります。
* スキャンされたドキュメントや画像を扱う場合は、Process OCR と組み合わせて使用してください。まず画像を機械可読なテキストに変換し、次に検索可能な単一の PDF に結合することで、利便性と保管性が向上します。
* 承認や署名を含むプロセスでは、Merge to PDF を使って関連する全資料 (依頼、裏付け資料、判断ログ) を 1 つのファイルにまとめましょう。後で保存・送付・参照できる、整理された監査証跡が作成できます。
* ファイルサイズに注意してください。多くの大きなドキュメント (特に画像や高解像度レポート) を結合する場合は、最終 PDF を扱いやすく保つため、入力を事前に圧縮するか、不要なページを省くことを検討しましょう。
### Handle Conversation
ユーザーのクエリに応じて、適切な会話フローへルーティングします。
* 明確なルーティング基準 (インテント、キーワード、エンティティ) を定義し、フローのあいまいさを避けるため、可能な限り相互排他的に保ちましょう。
* どの会話パスにもマッチしないクエリを丁寧に処理する、フォールバックや「不明」用のルートを用意しましょう。
* 実際のユーザークエリと会話ログを継続的にレビューし、ルーティングルールを改善し、新しいインテントを追加していきましょう。
* ダウンストリームフローに引き渡す際、コンテキスト (ユーザー属性、過去のメッセージ、チャネル) を渡し、基本的な質問を再度しなくて済むようにしましょう。
* 課金変更、プライバシー、セキュリティといった高リスクなトピックには、専門のフローや人間のエージェントにルーティングするガードレールを実装してください。
## スケジュール実行ノード
スケジュールに基づいてワークフローを実行します。
* スケジュール実行ノードは、特定の日時にワークフローを自動的に実行できます。手動操作なしでルーチンタスクを自動化するのに最適です。
* 日次、週次、月次のタスクをスケジューリングするのに使えます。例えば、毎週金曜日 9 時に週次売上レポートを生成するワークフローや、日次のメールリマインダーを送信するワークフローを設定できます。
* 将来の特定日時に 1 回だけワークフローを実行することもできます。タイマーリマインダーの送信や、特定日のキャンペーン開始などに便利です。
* スケジュール実行ノードは、ワークフロー全体のトリガーとして機能します。指定された時刻になると、ワークフローが自動的に開始され、データの取り込み、処理、出力の生成まで完了まで実行されます。
## ワークフローの構築方法
### 直線的なワークフローの構築
直線的なワークフローは、出力を生成するために一直線のシーケンスで実行されます。各ステップが順番に完了するシンプルで分かりやすい流れで、ループや分岐、条件分岐はありません。各ステップの出力が次のステップの入力となり、予測可能なイベントの連鎖を生み出します。
動画プレーヤーの歯車アイコンから再生速度を調整できます。
**新規ワークフロー** をクリック - 自動的に Build モードになります
1. ノードをクリックして詳細を表示
2. **Action Type** を選択してアクションを指定
3. Action Type 固有の詳細を入力
**Save Changes** をクリックして詳細を保存
**Add Action** をクリックして次のステップを追加。ワークフロー全体が完成するまで設定を繰り返します。
**Run** をクリックしてシーケンスに沿ってワークフローを実行
### 分岐ワークフローの構築
分岐ワークフローでは、複数の選択肢から条件に応じてワークフローを特定のパスに導けます。単なる「Yes/No」プロセスにとどまらず、複数のオプションを提示し、異なる基準を評価し、適切な次のステップを実行します。
中核として、分岐ワークフローは判断ノードを使って条件を評価します。例えば、「請求書金額が 1,000 ドル以上か?」とワークフローが尋ねる場合:
* **Yes の場合**: 請求書を承認のためにマネージャーへ自動転送するように構成可能
* **No の場合**: 請求書を直接経理部門に送って支払い処理するように構成可能
動画プレーヤーの歯車アイコンから再生速度を調整できます。
**新規ワークフロー** または既存のワークフローをクリック
**Add Action** をクリックして **Decision** を選択
1. 判断ノードを選択して詳細を表示・編集
2. **Description** で、A または B のどちらに進むかの条件を明示
3. **Save Changes** をクリック
1. オプション A のノードを選択し、このノードに到達した場合に何が起こるかを説明
2. **Save Changes** をクリック
1. オプション B のノードを選択し、このノードに到達した場合に何が起こるかを説明
2. **Save Changes** をクリック
**Run** をクリックしてシーケンスに沿ってワークフローを実行
### トリガーをスケジュールしてワークフローを実行
ワークフローを特定日時に自動実行するには、トリガーをスケジューリングします。週次レポートの生成や日次サマリーの送信など、手動操作なしで定期タスクを設定できます。
動画プレーヤーの歯車アイコンから再生速度を調整できます。
**新規ワークフロー** または既存のワークフローをクリック
**Add Event** をクリックして、このワークフローをいつ起動するかのトリガーをスケジュール
Description でワークフローを起動する条件を記述し、**曜日**、**時**、**分**、**タイムゾーン** を設定
**Save Changes** をクリック — ワークフローはスケジュール実行で設定されたスケジュールに沿って自動的に動作します
## ワークフローの編集
公開済みのワークフローは、新しいバージョンに編集できます。
動画プレーヤーの歯車アイコンから再生速度を調整できます。
既存のワークフローをクリック
Build モードで **New Draft** をクリックして、編集可能な前バージョンの複製を作成
ワークフローを編集
完了したら **Publish** をクリックしてワークフローの最新版として公開
## ワークフローテンプレート
ワークフローテンプレートは、共通の自動化タスクをすばやく始められるように事前に構築されたワークフローです。確かな土台とベストプラクティスを提供し、ゼロからワークフローを構築する手間と時間を省きます。
テンプレートを選んで編集し始めると、もはやオリジナルのテンプレートそのものを扱っているわけではなく、そのワークフローのカスタマイズされた新しいバージョンを作成していることになります。
## Prompt-to-Workflow
ワークフローの構築は Prompt-to-Workflow から開始できます。具体的な要件を含むプロンプトを入力するだけで、Shieldbase AI が自動シーケンスを起草し、手動構成の必要性を減らします。
Prompt-to-Workflow を使用するときは、プロンプトを詳しく記述するほど、より正確なシーケンスのワークフローを構築できます。
## ワークフローのエクスポートとインポート
ワークフローはエクスポートもインポートも可能で、環境、チーム、プロジェクトをまたいで自動化を再利用・バックアップ・共有・移行するのが簡単になります。
### ワークフローのエクスポート
環境やチームをまたいでワークフロー構成を再利用・バックアップ・共有したい場合は **Export** を使用します。エクスポートする前に、ワークフローとその主要ステップに明確な名前と説明を付けておくと、インポート後に他の人が理解しやすくなります。
エクスポートしたいワークフローを開きます。
**Export** をクリックします。
エクスポートに含める内容を選択します。
* **ワークフローのみエクスポート**: 添付ファイルなしで、ワークフローの構造 (ノード、接続、構成) だけが必要な場合に使用します。ロジックパターンやテンプレートを共有し、受け取った人が自分のファイルでカスタマイズする場合に最適です。
* **ライブラリファイルとともにエクスポート**: 一部のワークフローステップが Library のファイル (参照ドキュメント、テンプレートなど) を使用しており、それらをワークフローと一緒に持ち出すべき場合に使用します。これにより、受け取った人がファイルを手動で再添付しなくても、インポートしたワークフローを実行できます。
* **親/子ワークフローとともにエクスポート**: 現在のワークフローが他のワークフローと接続されている場合 (例: **Start a Workflow** や **Refer to a Parent Workflow** を使用) に使用します。これにより、複数ワークフローからなるソリューション全体をまとめて移動する際に関係が維持されます。インポート後の参照切れを避けるため、参照されているすべてのワークフローが安定した状態 (ドラフトでない) であることを確認してください。
確認してエクスポートします。ワークフロー定義 (および含めたアセット/リンク) を含む JSON ファイルが作成され、ダウンロードされます。
### ワークフローのインポート
別の環境、チーム、プロジェクトから、事前構築済みのワークフロー (JSON ファイル) を取り込みたい場合は **Import** を使用します。
**Workflows** に移動して新しいワークフローを作成します。
新しいワークフローで **Import** をクリックします。
以前エクスポートした JSON ファイルをローカルドライブから選択します。プラットフォームは JSON ファイル内の定義を使ってワークフローキャンバスを構成します。
インポート時:
* ワークフローの構造 (ノード、接続、構成) が JSON ファイルから再作成されます。
* JSON にライブラリファイルが含まれている場合、それらは (アクセス権と環境のルールに従って) 該当するステップに添付されます。
* 親/子ワークフローが含まれていた場合、リンクされたワークフローが作成され、パッケージで定義されたとおりに再接続されます。
ワークフローをインポートした後は、エンドユーザーに公開する前に、まずサンプルデータで実行して動作を検証してください。
## プロのヒント
**ワークフローは単独でも、より複雑な対話体験のためにチャットボット内でも利用できます。**
**壊れたプロセスを自動化しない**: プロセスを自動化する前に、既存の手動ワークフローを理解して最適化し、それが有効であることを確認しましょう。非効率なプロセスを自動化すると、問題をより速く、より広範に拡大させるだけです。
**ワークフローは短くシンプルに保つ**: 短くシンプルなワークフローはより耐久性があり、トラブルシューティングや高速な改善がしやすくなります。効果的なワークフローは長さではなく効率で決まります。複雑な多段階の自動化は逆効果になり得て、障害ポイントを増やし、テストや監査を悪夢にし、将来の改善を遅らせます。
**自動化に向いている候補**: 繰り返しタスク、エラーが発生しやすいプロセス、時間のかかる作業、急速なスケーラビリティが必要なタスク、複数のシステムとステークホルダーにまたがる監査可能な実行が必要なプロセス。
## ベストプラクティス
基本的なワークフローから始め、徐々に複雑さを加える
各ステップを個別にテストしてから完全なワークフローを実行
各ワークフローが何をするか、なぜ存在するかを明確に記録
実行ログとパフォーマンスを定期的にレビュー
## よくあるユースケース
### データ処理パイプライン
1. **Upload Files**: CSV ファイルを受信
2. **Process OCR**: 画像からテキストを抽出
3. **Instruct**: データをクリーニング・整形
4. **Store Into a Dataset**: データベースを更新
5. **Create a Report**: 分析ダッシュボードを生成
6. **Send Email**: 関係者にレポートを送付
### 承認ワークフロー
1. **Fill In Form**: 従業員がリクエストを提出
2. **Decision Node**: リクエスト種別/金額に基づきルーティング
3. **Get Approval**: マネージャーがレビュー
4. **Decision Node**: 承認/却下のパス
5. **Download Document**: 判断結果の通知書を生成
6. **Send Email**: 結果を従業員に通知
7. **Store Into a Dataset**: リクエストをシステムに記録
### スケジュールレポート
1. **Scheduled Execution**: 毎週 9 時
2. **Contextualize From Library**: 最新データを取得
3. **Instruct**: トレンドとパターンを分析
4. **Create a Report**: 週次メトリクスを生成
5. **Download Document**: PDF レポートを作成
6. **Send Email**: チームに配信
## 自動化のタイミング
### 自動化に向いた候補
一貫したステップで定期的に行われるタスク
ヒューマンエラーが発生しやすいプロセス
多くの時間を要する手作業
ボリュームの増加に対応する必要があるプロセス
## トラブルシューティング
* すべての必須フィールドが入力されているか確認
* データソースの接続を確認
* Run モードでエラーログをレビュー
* 各ステップを個別にテスト
* データフォーマットが適切か確認
* スケジュール設定を確認
* タイムゾーン設定を確認
* ワークフローが公開済み (ドラフトでない) ことを確認
* システム権限をレビュー
* 競合するスケジュールがないか確認
* 複雑なワークフローを小さく分割
* Contextualize From Library でのデータクエリを最適化
* 不要なステップを削減
* 大きなファイルを 1 ステップで処理することを避ける
* 最適化サポートが必要な場合は [support@shieldbase.ai](mailto:support@shieldbase.ai) までご連絡
* ユーザー権限を確認
* すべての必須フィールドが構成されているか確認
* 異なるユーザーロールでテスト
* メール通知が構成されているか確認