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# 工作流程

> 將手動、重複性的流程轉換為自動化工作流程

## 概觀

將手動、重複性的流程轉換為自動化工作流程。

## 工作流程類型

工作流程共有三種類型。

<Tabs>
  <Tab title="內部工作流程">
    **供團隊內部使用的私人工作流程。**

    此類型適合在受治理的共用工作流程中,跨團隊協調單一或多位使用者的任務、審核與資料操作。供內部團隊使用、不對外展示的自動化情境。內部工作流程適合:

    * 處理敏感或營運資料
    * 需要存取不應對外部使用者公開的內部系統、整合或資料集
    * 涉及跨多個系統的複雜協作
  </Tab>

  <Tab title="外部工作流程">
    **可從外部使用者取得輸入的公開工作流程。**

    此類型適合透過表單或連結等受控且安全的入口,從外部參與者收集結構化資料。適用於外部使用者或系統可能觸發或互動的情境。在此使用的動作節點必須:

    * 可以安全地暴露給組織外的使用者或系統
    * 避免暴露內部專用的資料、設定或執行細節
    * 專注於受控的互動,例如收集資訊
    * 註:某些內部專用動作會在外部工作流程中刻意停用,以避免資料外洩或非預期的存取
  </Tab>

  <Tab title="聊天機器人工作流程">
    **為聊天機器人對話而建立的私人或公開工作流程。**

    適合透過對話介面執行工作流程的情境。
  </Tab>
</Tabs>

<Info>
  與聊天機器人工作流程不同,內部工作流程與外部工作流程都由 **Build** 與 **Run** 兩種模式組成。聊天機器人工作流程則僅在聊天機器人介面中運作。
</Info>

## 工作流程模式

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Build 模式" icon="hammer">
    設計、設定並安排工作流程的步驟順序。可把它想像成設計藍圖與建造階段。
  </Card>

  <Card title="Run 模式" icon="play">
    您建立好的工作流程在實際環境中執行或準備執行。在這裡,工作流程自動化會自動執行其預定的任務。
  </Card>
</CardGroup>

Run 模式分為兩種:

* **即時執行**: 自動以即時方式執行工作流程。若瀏覽器工作階段關閉或網址改變,程序將終止。
* **背景執行**: 工作流程在伺服器端執行,即使瀏覽器分頁關閉或裝置關機也會持續處理。

## 工作流程中的節點

工作流程中有 **動作 (Action)** 與 **事件 (Event)** 兩種節點。

### 動作節點

動作是工作流程在觸發後執行的特定任務或操作:

<Tabs>
  <Tab title="資料處理">
    * **Instruct**: 從預先填寫的提示或前一步驟產生回應
    * **Agent**: 執行可推理、執行程式碼並產生檔案的代理式任務
    * **Upload Files**: 請使用者上傳檔案,以便建立索引並於工作流程中使用
    * **Process OCR**: 將影像中的文字轉換為可編輯、可搜尋的文字,讓 AI 能讀取
    * **Recognize Image**: 以電腦視覺偵測影像或影像的一部分
    * **Contextualize From Library**: 從您已建立索引的知識來源中取得情境
    * **Store Into a Dataset**: 將工作流程中的結構化資料儲存至資料集
  </Tab>

  <Tab title="使用者互動">
    * **Input Text**: 在 Run 模式中向使用者要求輸入資訊
    * **Fill In Form**: 在 Run 模式中顯示自訂表單以收集結構化資料
    * **Get Approval**: 向 Shieldbase 使用者要求核准或拒絕決策
  </Tab>

  <Tab title="溝通">
    * **Send Email**: 以特定主旨與內容傳送電子郵件給一位或多位收件人
    * **Request Email Reply**: 傳送電子郵件並等待回覆以繼續工作流程
    * **Download Document**: 將工作流程結果轉為可下載的文件
  </Tab>

  <Tab title="分析與報告">
    * **Create a Report**: 分析資料,並生成含圖表與表格的視覺化報告
  </Tab>

  <Tab title="工作流程控制">
    * **Start a Workflow**: 從這個步驟觸發另一個工作流程
    * **Refer to a Parent Workflow**: 使用觸發本工作流程的父工作流程中的資料或檔案
    * **Loop Action**: 對清單逐一執行相同的動作
    * **Pause Until**: 暫停工作流程,直到指定條件達成
    * **Handle Conversation**: 根據使用者查詢將其導向正確的對話流程
  </Tab>

  <Tab title="整合與模板">
    * **Pull Data from API**: 從第三方應用程式拉取特定欄位作為情境
    * **Push Data to API**: 將資料推送至第三方應用程式寫入
    * **Templatize**: 將內容填入可下載的模板,並維持其格式
    * **Translate Document**: 將文件翻譯為其他語言,同時保留排版與風格
    * **Merge to PDF**: 將多個檔案 (PDF、JPEG、JPG、PNG、XLSX、XLS、CSV) 合併為單一整合文件
  </Tab>
</Tabs>

### 事件節點

事件可讓您設定何時觸發工作流程執行的條件。

<Info>
  **排程執行**: 依排程執行工作流程。
</Info>

### 各工作流程類型可用的動作節點

並非所有動作節點都可在每種工作流程類型中使用。每種工作流程類型針對不同情境設計,某些動作只在功能與安全上合理的場景才會提供。

| 動作節點                       | 內部工作流程 | 外部工作流程 | 聊天機器人工作流程 |
| -------------------------- | ------ | ------ | --------- |
| Instruct                   | ✅      | ✅      | ✅         |
| Agent                      | ✅      | ✅      | ✅         |
| Upload Files               | ✅      | ✅      | ✅         |
| Process OCR                | ✅      | ✅      | ✅         |
| Input Text                 | ✅      | ✅      | ✅         |
| Download Document          | ✅      | ✅      | ✅         |
| Contextualize From Library | ✅      | ✅      | ✅         |
| Recognize Image            | ✅      | ✅      | ✅         |
| Send Email                 | ✅      | ✅      | ✅         |
| Request Email Reply        | ✅      | ❌      | ❌         |
| Fill In Form               | ✅      | ✅      | ✅         |
| Get Approval               | ✅      | ❌      | ❌         |
| Create a Report            | ✅      | ✅      | ✅         |
| Store Into a Dataset       | ✅      | ✅      | ✅         |
| Start a Workflow           | ✅      | ✅      | ❌         |
| Refer to a Parent Workflow | ✅      | ❌      | ❌         |
| Loop Action                | ✅      | ✅      | ❌         |
| Pause Until                | ✅      | ❌      | ❌         |
| Pull Data from API         | ✅      | ✅      | ✅         |
| Push Data to API           | ✅      | ✅      | ✅         |
| Templatize                 | ✅      | ✅      | ✅         |
| Translate Document         | ✅      | ✅      | ✅         |
| Merge to PDF               | ✅      | ✅      | ✅         |
| Handle Conversation        | ❌      | ❌      | ✅         |

## 動作節點細節

### Instruct

從預先填寫的提示或前一步驟產生回應。當您已清楚知道希望 AI 如何回應時使用。

<Note>
  您可以透過影片播放器的齒輪圖示調整播放速度。
</Note>

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1kYR0dMA905AAbhP7viPkDRRtEocmBEwW/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 工作流程自動化常需要整合來自多個來源的資料。因此,Instruct 節點 (專責此項彙整) 可能是任何工作流程中最常使用的節點之一。

* Instruct 節點是工作流程邏輯的核心。它接收資料,並執行特定動作,例如彙整資訊、生成文字或做出決策。

* 指示越精準,輸出品質越佳。與其給出「請摘要這個」這類籠統指令,不如指定您要的摘要類型。例如:「請將本文摘要為三個重點條列,聚焦於主要論點與結論,語氣需簡潔且專業。」

* 對於多步驟工作流程,將多個 Instruct 節點串連起來,把複雜的任務分解為較小、可管理的部分。例如,與其要單一節點處理全部,不如讓第一個節點摘要長篇文件,第二個節點從摘要中提取重點事實,第三個節點以這些事實草擬電子郵件。

* 明確告訴 Instruct 節點您希望最終輸出採用何種格式。您可以指定回應為 JSON、清單、表格或純文字。例如:「請以 'product\_name' 與 'price' 為鍵的 JSON 物件提供輸出。」這對後續節點能夠妥善使用該資料至關重要。

### Agent

執行可推理、執行程式碼並產生檔案的代理式任務。

* 當工作流程需要靈活的多步驟推理、程式碼執行或檔案產生,而這些已超出其他動作類型的固定能力時,請使用 **Agent** 節點。可以把它想成一位能即時因應複雜任務的「動態操作員」。

* 其他動作節點往往過於狹隘或僵固,無法涵蓋您所需的全部複雜度;相對地,**Agent** 節點的設計就是要保持動態。它能根據您指定的目標,自行決定要使用哪些工具 (推理、程式碼、整合、檔案產生)。

* 將 **Agent** 節點視為一個通用型的問題解決者。您可以用它在同一步驟中執行資料分析、轉換或清理資料、進行計算、模擬情境,或產生結構化輸出 (例如 JSON、表格與格式化文字)。

* 由於 **Agent** 節點能執行程式碼,您可以將技術性或重複性的邏輯交由它處理 — 例如解析複雜輸入、彙整來自多個來源的資料,或套用商業規則 — 而無需建立許多獨立的工作流程步驟。

* 使用 **Agent** 節點來產生檔案 (例如報告、摘要或處理過的資料集),並交接給後續節點。

* 當一個流程原本需要串連許多個 Instruction 步驟才能完成時,請使用 **Agent** 節點。**Agent** 能跨多個子任務進行推理、決定中間動作,並產生彙整後的結果,藉此降低工作流程的複雜度。

<Tip>
  **對於多步驟自動化,將 Agent 節點與其他節點搭配使用:**

  * 使用 **Upload Files** 或 **Contextualize From Library** 提供來源文件或資料集。
  * 使用 **Input Text** 或 **Fill In Form** 從使用者收集參數或偏好設定。
  * 將以上內容全部作為情境傳入 Agent 節點,讓它得以推理、計算並產生最終結果。
</Tip>

* 對 **Agent** 節點的指示要明確且精準。與其給出「分析這個」這類籠統要求,不如清楚定義任務,包括目標、限制與輸出格式。例如:「清理這份 CSV 資料、移除重複的列、計算每月總營收,並回傳含 'month' 與 'total\_revenue' 欄位的 JSON 物件。」

* 清楚指定預期的輸出格式 (例如 JSON、markdown 表格、純文字或檔案)。當輸出將被下游節點使用時 (例如 **Store into a Dataset**、**Create Report**,或串接設定中的另一個 **Agent** 節點),這點至關重要。

<Warning>
  對於高度受規範或敏感的使用情境,請界定並限制 **Agent** 節點可存取與可執行的範圍。為它提供清楚定義的輸入 (資料、提示與規則),並結合來自 Library Integration 或核准流程的防護機制,以避免非預期的動作或幻覺。
</Warning>

<Info>
  設計企業工作流程時,請將 **Agent** 節點視為您的「進階模式」。單純的任務先從靜態、可預期的節點開始,只在真正需要靈活推理、程式碼執行或動態檔案產生之處才加入 Agent 節點。這能讓工作流程易於維護、可稽核,也更容易排除問題。
</Info>

### Upload Files

請您自己或其他使用者上傳檔案,以便建立索引並於工作流程中使用 (例如,每次執行時上傳新的報告或文件)。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/17fOhgIO-LZU4H0r86ftWE9GfbfKRRquk/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 對於每次使用都會變動的檔案 (例如新的報告或每日記錄),請使用 Upload Files 節點。

* 此節點將檔案視為變數,讓您每次執行工作流程時都能處理不同的內容。

* 相對地,若您需要反覆存取一組固定的資訊,請使用 Contextualize From Library 節點。這種節點適合反覆引用靜態資訊 (例如公司產品目錄或標準作業流程),因為它將檔案視為持續性的參考資料來源。

### Process OCR

理解影像中的文字。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1kce8gAianVFr2xoHE6lAtOQRI9tuT-7_/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 當任務涉及從影像中擷取文字 (例如掃描文件或相片) 時,請使用 Process OCR。光學文字辨識 (OCR) 技術會分析影像,將文字辨識並轉為機器可讀的格式。這對於數位化實體文件、自動化資料輸入、或讓掃描內容可被搜尋特別有用。

<Warning>
  Process OCR 節點並不是一個獨立的節點。它通常作為較大工作流程中的初期步驟之一。雖然其目的在於將影像中的文字數位化,但真正的價值在於您接下來如何運用這些文字。把 OCR 想成資料擷取器:它能取出資訊,但本身不會進一步處理或儲存資料。
</Warning>

### Input Text

在 Run 模式中要求使用者輸入資訊。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1dDuIHIkvaPXYCCvpMsO4SyneHm2QIvrf/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Input Text 節點用於擷取並儲存使用者的輸入,該值會作為變數使用。它並非獨立運作的節點,而是與更大系統中其他節點連接的重要元件。

<Tip>
  Instruct 節點之所以特別重要,是因為它能彙整並處理 Input Text 節點所擷取的資料。Input Text 蒐集原始資訊,而 Instruct 節點則使用該資訊執行任務、產生回應或進行其他動作。可以把 Input Text 想成「問題」,Instruct 想成「答案」。
</Tip>

### Download Document

產生 PDF、DOC 或 XLSX 格式的可下載報告。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1dDuIHIkvaPXYCCvpMsO4SyneHm2QIvrf/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Download Document 節點適合將 Instruct 節點彙整後的資料轉換為可下載的報告,讓您將處理過的資訊轉為精緻、可共享的文件。

* Download Document 節點作為流程的最後一步時,效果最為強大。

**強大組合:**

* 與 **Instruct** 節點搭配,將文字輸出轉為專業報告
* 接在 **Process OCR** 節點之後,將擷取的文字格式化為整齊文件
* 與 **Send Email** 結合,自動附加並分發報告

<Info>
  若您需要下載目前尚未提供的檔案格式,請來信 [support@shieldbase.ai](mailto:support@shieldbase.ai)。我們的團隊會評估您的需求並設法提供。
</Info>

### Contextualize From Library

連接至作為情境的來源。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1SxcEfF7SefCw-xIL-Suh0-0KU1feFAYx/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Contextualize From Library 節點提供集中存取所有不同來源已建立索引資料的方式。當您需要選擇特定資訊作為自動化任務的情境時可以使用此節點。它讓使用者能存取機構整體的知識,用以告知或引導工作流程。

<Tip>
  **Contextualize From Library 與 Upload Files 的使用時機:**

  * **Contextualize From Library**: 反覆使用的靜態參考資料 (例如價目表、SOP)
  * **Upload Files**: 每次任務都會變動的可變檔案 (例如每日報告、新影像)
</Tip>

<Warning>
  在將資料整合至 Library 前,請先將資料整理得井然有序、容易搜尋。使用清楚、具描述性的標題與章節。例如,若您的 Library 是一份標準作業流程 (SOP) 文件,請為每個程序使用一致的格式,如「SOP-\[編號]: \[程序名稱]」。
</Warning>

* 此節點所提供的資訊品質,只與其所包含的資料一樣好。請定期更新整合的文件或資料庫,讓您的工作流程使用最即時且準確的資訊。

### Recognize Image

以電腦視覺偵測影像或影像的一部分。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1Mx_6I9b1RDW3ZsWzvX1q-tzljBVwrzyp/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 當工作流程需要偵測、解讀或分類影像內容時 (例如辨識物件、讀取標籤或理解場景),請使用 **Recognize Image**。

* 將 **Recognize Image** 視為工作流程的「眼睛」。它從影像中擷取視覺情境,類似 OCR Document Processing 擷取文字,但重點在於理解影像所呈現的內容,而不只是所寫的文字。

<Tip>
  **強大組合:**

  * 與 **Templatize** 結合,將影像放入預先定義的模板中 (例如偵測產品影像,再插入到品牌報告、發票或投影片版面中)。
  * 當影像輸入經常變動時 (例如每日照片、掃描單據、上傳的截圖),與 **Upload Files** 搭配使用。Upload Files 收集影像;Recognize Image 分析影像;Instruct 或 Download Document 再將結果轉為可用的輸出。
  * 當您需要將偵測到的視覺內容與既有目錄比對或配對時 (例如將照片中的產品配對到產品清單,或將偵測到的標誌對映到公司檔案),與 **Contextualize From Library** 搭配使用。
  * 與 **Instruct** 串接,以從偵測到的視覺細節進行摘要、驗證或生成敘述 (例如「根據影像中偵測到的瑕疵建立品質檢查摘要」)。
</Tip>

* 指示要明確。與其使用「分析這張影像」這類籠統提示,不如指定您要的內容:「辨識所有可見的產品及其顏色」,或「偵測這張圖片是否包含簽名與公司印章」。

* 當建立混合文件與視覺內容的自動化時 (例如含照片的報告、檢查記錄或設計審查),請在工作流程早期使用 Recognize Image 來結構化所見內容 (物件、標籤、狀態),再將這些結構化結果傳給 **Store into a Dataset** 或 **Create Report** 等節點。

<Warning>
  請務必確保上傳的影像清晰且解析度足夠。模糊、對比不足或過度壓縮的影像可能導致辨識不完整或不準確,降低下游分析的品質。對於敏感內容,請讓 Recognize Image 的使用符合您組織的安全與合規政策。
</Warning>

### Send Email

以特定主旨與內容傳送電子郵件至指定信箱。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1YQE6ajcL2eOhoGP2gar-9GSlFZQtools/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 在工作流程內直接設定電子郵件寄送。此功能讓您能輸入主旨與內容,並寄送給一位或多位收件人。您也可選擇加上 CC 收件人。

**強大組合:**

* 與 **排程執行** 結合,在特定日期與精確時間自動寄送電子郵件 (可重複或單次)
* 與 **Download Document** 結合,下載已寄出電子郵件的報告

<Info>
  Send Email 節點不允許回覆郵件,而 Request Email Reply 節點則允許收件人回覆。
</Info>

### Request Email Reply

傳送第一封郵件,並待收件人回覆後再讓工作流程繼續。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1EAarHm3jG6ohEZrEJ-fWBV0TGkrulBJm/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Request Email Reply 節點用於將郵件寄給收件人,意圖在於取得回覆以讓工作流程繼續進行。

* 由於收到回覆可能需要一段時間,請在畫面右側的執行歷史中查看您的工作流程。

<Tip>
  **最佳實踐:**

  * 撰寫簡潔的主旨與內文,明確說明需要什麼 (例如「核准第三季預算?」)、回覆方式 (例如「回覆 'YES' 代表核准,'NO' 代表拒絕」),以及截止時間 (若有)
  * 透過要求使用者以 APPROVE、REJECT、REVISE 等關鍵字回覆,確保回應可預期
  * 將收件人限制在必要的關鍵人物。盡可能只寄給一位決策者。CC 僅用於知會,因為除非明確解析,否則被 CC 的使用者所做的回覆往往會被忽略。對於團體核准,可改用共用的表單連結
  * 為了合規與除錯,讓每個 Request Email Reply 步驟記錄寄送時間、收件人、回覆時間與內容,以及結果
</Tip>

### Fill In Form

設計可供使用者在 Run 模式時填寫的自訂表單。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1dDuIHIkvaPXYCCvpMsO4SyneHm2QIvrf/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Fill In Form 節點是動態表單建構器,會根據表單內容請使用者輸入資訊。

* 開始前,先釐清表單的目的。您需要收集哪些資料?問題的邏輯順序為何?

* 使用適當的輸入欄位。將欄位類型與所需資料對應,是良好使用者體驗的關鍵。

* 利用標籤與提示文字引導使用者。「請輸入您的電子郵件地址」這樣的清楚標籤遠勝過籠統的「輸入」。

* 將關鍵欄位標示為必填,可避免因資料缺失導致工作流程失敗。

* 只詢問真正需要的資訊。冗長複雜的表單會使使用者疲勞、導致較高的離開率。

#### 可用的表單欄位

<Tabs>
  <Tab title="文字欄位">
    * **Text Input**: 輸入單行文字、數字與符號,適用於姓名、主旨、產品代碼等短文字。
    * **Text Area**: 輸入多行文字、數字與符號,適合用於描述或評論等較長內容。
    * **Password**: 輸入像密碼這類敏感資訊,字元會被遮蔽。
  </Tab>

  <Tab title="數值與日期">
    * **Numeric**: 僅接受數字,用於數量、價格、百分比等數值。
    * **Date**: 選擇特定日期,適用於排程、設定截止日或記錄事件。
    * **Time**: 輸入時間,適合用於預約或記錄任務完成時間。
    * **Date & Time**: 同時輸入日期與時間,適用於排程、事件記錄或設定截止時間。
  </Tab>

  <Tab title="選擇">
    * **Dropdown**: 從清單中選擇單一項目,適合用較少空間呈現國家或尺寸等明確選項。
    * **Radio Button**: 在顯示的選項中只選擇一個,適用於付款方式或性別等單選情境。
    * **Checkbox**: 勾選單一核取方塊,適用於是/否回應,例如同意服務條款。
    * **Multi-Select**: 選擇一個或多個選項,適合用於分類或標籤等多重選擇情境。
  </Tab>
</Tabs>

### Get Approval

向同樣是 Shieldbase 使用者的團隊成員請求核准。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/17kOUqRc5lRGtnRbd5jO2LmGEwTZZ9lPD/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Get Approval 節點是用於取得工作流程產出之核可的決策節點。

* 結果只有兩種:核准與未核准。因此 Get Approval 節點是一個將工作流程分為兩條路徑的決策。

* 由於從核可人取得核准可能需要一些時間,您可以在畫面右側的執行歷史中找到您的工作流程。

<Tip>
  核可人不應該還要四處尋找資訊。請確保前面節點的輸出已提供他們做決定所需的所有資料。可使用 Instruct 節點將資料彙整為簡潔的摘要或報告,再附加到核准請求中。
</Tip>

### Create a Report

將資料分析為洞察,並產生視覺化圖表。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1JArLGvkJRXFsDD6Y5FAIrG3wiimGRwq4/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* Create a Report 節點將資料分析與視覺化直接整合進您的工作流程。它讓您能將原始資料轉換為結構化的視覺化報告,協助您理解複雜資訊並有效分享洞察。

* 在開始之前,請先確認餵給 Create a Report 節點的資料整潔且結構良好。使用清楚、一致的格式,並為資料欄位加上具描述性的名稱 (例如 Revenue\_2024、Region、Customer\_ID)。

* 在指示中明確說明目的。例如,與其僅寫「製作報告」,不如指定:「請建立一份銷售績效報告,分析每月營收趨勢並顯示表現最佳的地區。報告應包含營收隨時間變化的折線圖,以及地區別銷售的長條圖。」

* 將 Create a Report 節點與 Input Text、Fill In Form 或 Contextualize From Library 節點搭配使用,以這些資訊作為分析情境,生成資料分析與視覺化結果。

### Store Into a Dataset

擷取文字並儲存至資料集。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/19NbnZ0FSV2uA8EyvIW2PIJS1VPuGRfeN/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 使用 Store Into a Dataset 節點前,請確認工作流程中前面的步驟已產生結構化資料。

* 建立資料集時,務必自訂能反映資料用途的欄位名稱 (例如「Customer\_ID」、「Transaction\_Amount」)。這能提升可讀性,以及與試算表、資料庫或報表軟體整合的相容性。

* 若工作流程處理動態輸入 (例如紀錄數量會變動),請在前面的步驟使用條件邏輯來分批或過濾資料,避免在資料集中堆積無關紀錄並保持良好效能。

* 在企業環境中請注意資料集大小,因為過大的資料集會影響工作流程速度。若您的平台支援,可設定門檻或使用壓縮技巧。

### Start a Workflow

作為步驟的一部分,觸發另一個工作流程執行。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1sYlDBo5GSiZ5s0WDFaZC4vL1N81cxrRY/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 切換等待設定,即可在觸發後的工作流程完成後,繼續執行第一個工作流程。

* Start a Workflow 節點非常適合用於建立反應式、鬆耦合的工作流程,讓另一個工作流程可在主流程持續運作的同時,於背景自動執行。

### Refer to a Parent Workflow

使用觸發本工作流程的父工作流程中特定步驟的資料或檔案。適合用於彙整多個父工作流程的資訊。

* 為父工作流程中的關鍵步驟命名並標示清楚,設定此功能時更容易選擇正確的「父步驟」。

* 當多個父工作流程可能觸發同一個子工作流程時,請統一輸出結構 (欄位名稱、型別) 以避免對映錯誤。

* 善用此功能,將來自多個並行父分支 (例如多個核准) 的結果彙整為單一彙總摘要步驟。

* 在引用父工作流程的輸出前,務必驗證它是否存在 (例如加上守護條件或為缺失/空白資料加上條件分支)。

* 在子工作流程中記錄父工作流程 ID 與觸發步驟,以便除錯與稽核追蹤。

### Loop Action

對清單逐一執行相同的動作 (例如,寄送電子郵件給清單中的每個地址)。

* 讓迴圈保持聚焦。只將真正需要重複的動作放在迴圈內,避免不必要的處理時間。

* 對於大型清單,加入項目數量上限或批次大小等保護機制,以避免下游系統發生逾時或速率限制問題。

* 若在迴圈中使用 Pull Data From API 呼叫外部 API,當遇到速率限制或配額錯誤時,請考慮節流或加入短暫延遲。

### Pause Until

暫停工作流程執行,直到指定的條件達成。

* 使用精確、機器可偵測的條件 (狀態欄位、時間戳、旗標) 代替模糊的文字值,以避免工作流程無限期停滯。

* 設定最大等待時間,並提供備援路徑 (例如升級、通知或自動關閉),以應對永遠無法達成的條件。

* 優先使用事件驅動的觸發 (webhook、狀態更新),勝過長時間的固定延遲,以減少延遲與資源使用。

* 在進入與離開暫停狀態時加入清楚的日誌訊息,讓操作人員了解流程在何處與為何等待。

* 當為了等候使用者輸入而暫停時,請主動透過電子郵件、聊天或應用程式內通知告知,並提供直接可執行所需動作的連結。

### Pull Data from API

從第三方應用程式拉取特定欄位作為情境使用。

* 透過 API 自第三方應用程式拉取資料的初始權限,必須在 Integrations 中設定。

* 一開始就只拉取真正需要的欄位。過度抓取不必要的欄位會拖慢工作流程,也會增加 API 成本。

* 拉取資料後立即正規化並驗證 API 回應 (例如型別檢查、null 檢查),以防止下游錯誤。

* 為了除錯,記錄原始回應 (或經處理後的版本),但務必對日誌中的敏感欄位 (Token、PII) 進行遮罩或省略。

### Push Data to API

將資料推送至第三方應用程式進行寫入。

* 將資料寫入第三方應用程式所需的初始權限,必須在 Integrations 中設定。

* 將欄位對映明確化並做成文件,特別是在整合多個 API 或同一服務的不同版本時尤為重要。

* 在傳送前驗證並清理資料,以免因目標端的結構或格式不符而發生嚴重失敗。

* 取得並儲存 API 回應中的 ID 或確認 Token,以便日後追蹤、更新或刪除。

### Templatize

將內容填入可下載的模板,並維持其格式。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1b-yUUH8B4is1pPROqrbIlbFuUJ1VnaUl/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 若要將內容精準對映到模板,請使用試算表或結構化的文字文件作為模板。

* 為了達到最佳準確度,請使用空白且具表格結構的模板。此結構能讓系統正確對映各個資料欄位,避免資料錯誤。

* 在設計模板時使用清楚的佔位符標記 (例如 `{{field_name}}`),並為模板作者與設計者建立對映文件。

* 將格式邏輯 (字型、間距、版面) 保留在模板檔案中,動態內容盡量限於文字與影像。

* 用極端值 (非常長的字串、特殊字元、空欄位) 測試模板填寫,以避免實際使用時版面崩壞。

* 為選填欄位使用條件章節或備援文字,即使部分資料缺漏,模板仍能維持整潔。

* 為您的模板建立版本管理,並追蹤工作流程版本所使用的模板,以避免線上流程出現預期外的格式變動。

### Translate Document

將文件翻譯為其他語言,同時保留排版與風格。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1GlcwA8lHoT744n5vbZcw012ZH3PMdMOL/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 對於特定領域內容 (法律、醫療、技術),若支援的話,提供詞彙表或術語清單以提升翻譯一致性。

* 將翻譯主要用於資訊吸收用途。若用於法律或對外資料前,請額外進行人工或專業審閱。

* 同時保存原文與譯文版本,並附上語言、翻譯日期、工作流程 ID 等中繼資料,以利日後查閱與稽核。

### Merge to PDF

將多個檔案 (PDF、JPEG、JPG、PNG、XLSX、XLS、CSV) 合併為單一整合文件。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1m3A3tC-peuSz6MEPRCazJhCv5qCJ1RyD/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 當您的工作流程產生或收集多個文件 (例如報告、表單、附件),需要整合為一個可分享的檔案時,請使用 Merge to PDF。

* 透過總是以一致的順序 (例如封面、摘要、詳細分析、附錄) 合併文件,讓輸出標準化。最終 PDF 會更容易閱讀與檢索,特別是在週報或客戶交付物等定期性工作流程中。

* 當處理掃描文件或影像時,請將 Merge to PDF 與 Process OCR 結合。先將影像轉為機器可讀的文字,再合併為單一可搜尋的 PDF,提升可用性與歸檔效益。

* 當流程涉及核准或簽署時,使用 Merge to PDF 將相關材料 (請求、佐證資料、決策紀錄) 合併為單一檔案。能建立整齊的稽核軌跡,方便日後儲存、寄送或調閱。

* 留意檔案大小。若您合併大量大型文件 (特別是影像或高解析度報告),請考慮先壓縮輸入或刪除不必要的頁面,以維持最終 PDF 的效能與易於分享。

### Handle Conversation

根據使用者的特定查詢,將其導向正確的對話流程。

* 定義清楚的路由準則 (意圖、關鍵字、實體),並在可行的情況下保持互斥,以避免模糊的流程。

* 為無法對應任一定義路徑的查詢,設置備援或「不確定」的路由,以優雅地處理。

* 持續審視真實使用者查詢與對話紀錄,逐步調整路由規則並新增意圖。

* 將下游流程交接時帶上情境 (使用者屬性、先前訊息、來源管道),讓下游不必再次詢問基本問題。

* 對於高風險主題 (帳務變更、隱私、安全),設置防護機制將其導向專門流程或真人客服。

## 排程執行節點

依排程執行工作流程。

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1l1HyHvkrN4OMQdF7dWVI4b--TxpY47Cd/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

* 排程執行節點可讓您在特定日期與時間自動執行工作流程,非常適合用於自動化例行任務。

* 您可以用它排程每日、每週或每月的任務。例如,可設定週報工作流程每週五早上 9 點執行,或寄送每日電子郵件提醒。

* 也可以排程工作流程在未來特定日期僅執行一次,例如寄送定時提醒或在特定日期啟動行銷活動。

* 排程執行節點作為整個工作流程的觸發器。一旦排定的時間到達,工作流程便會自動啟動並完整執行,完成資料拉取、處理與輸出。

## 如何建立工作流程

### 建立線性工作流程

線性工作流程依直線順序執行以產生輸出。它是從開始到結束的簡單、直接的序列,每個步驟一個接一個完成,沒有迴圈、分支或條件邏輯。前一步的輸出成為下一步的輸入,構成清楚、可預期的事件鏈。

<Note>
  您可以透過影片播放器的齒輪圖示調整播放速度。
</Note>

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1Vw1BZ86VsbrxPha-6b4YEbHLn4asY4dc/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

<Steps>
  <Step title="建立工作流程">
    點選 **新增工作流程** — 您將自動進入 Build 模式
  </Step>

  <Step title="設定第一個節點">
    1. 點選節點以顯示節點細節
    2. 選擇 **Action Type** 來指定動作
    3. 輸入該 Action Type 特定的詳細資訊
  </Step>

  <Step title="儲存變更">
    點選 **Save Changes** 確認資訊已儲存
  </Step>

  <Step title="加入後續步驟">
    點選 **Add Action** 安排接下來的步驟。重複設定直到工作流程序列完整。
  </Step>

  <Step title="執行工作流程">
    點選 **Run** 依序執行工作流程
  </Step>
</Steps>

### 建立決策工作流程

決策工作流程可讓您依條件從多個選項中選擇,將工作流程導向特定路徑。它不只是簡單的「是/否」程序,還能呈現多個選項、評估不同條件,並執行對應的下一步。

其核心是利用決策節點評估條件。例如,工作流程可能會問:「發票金額是否大於 1,000 美元?」

* **若是**: 可設定工作流程自動將發票傳給主管核准
* **若否**: 可設定工作流程直接將發票送至財務部門進行付款

<Note>
  您可以透過影片播放器的齒輪圖示調整播放速度。
</Note>

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1OJg_W7zbncvbnHMxoG6EiTC28k9ZqrEn/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

<Steps>
  <Step title="開啟工作流程">
    點選 **新增工作流程** 或任一現有工作流程
  </Step>

  <Step title="加入決策節點">
    點選 **Add Action** 並選擇 **Decision**
  </Step>

  <Step title="設定決策條件">
    1. 選擇決策節點以顯示並編輯節點細節
    2. 在 **Description** 中明確說明工作流程在何種條件下走向選項 A 或 B
    3. 點選 **Save Changes**
  </Step>

  <Step title="設定選項 A">
    1. 選擇選項 A 的節點,並描述當工作流程走到此節點時會發生什麼
    2. 點選 **Save Changes**
  </Step>

  <Step title="設定選項 B">
    1. 選擇選項 B 的節點,並描述當工作流程走到此節點時會發生什麼
    2. 點選 **Save Changes**
  </Step>

  <Step title="執行工作流程">
    點選 **Run** 依序執行工作流程
  </Step>
</Steps>

### 排程觸發以執行工作流程

若要在特定日期與時間自動執行工作流程,可以設定排程觸發。此功能讓您能設定重複性的任務,例如產生週報或每日摘要,無需任何手動介入。

<Note>
  您可以透過影片播放器的齒輪圖示調整播放速度。
</Note>

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1d-nLEEvnD5di2xfuTcxA65P_4tJN94vY/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

<Steps>
  <Step title="開啟工作流程">
    點選 **新增工作流程** 或任一現有工作流程
  </Step>

  <Step title="加入事件">
    點選 **Add Event** 排定啟動此工作流程的觸發時機
  </Step>

  <Step title="設定排程">
    在 Description 中描述此工作流程的觸發條件,並設定 **星期**、**時**、**分** 與 **時區**。
  </Step>

  <Step title="儲存並啟用">
    點選 **Save Changes** — 工作流程便會依排程執行所設定的時間自動執行
  </Step>
</Steps>

## 編輯工作流程

已發佈的工作流程可被編輯為新的版本。

<Note>
  您可以透過影片播放器的齒輪圖示調整播放速度。
</Note>

<iframe width="100%" height="400" src="https://drive.google.com/file/d/1hFlojgnRtTWU_kYTQBXSXIoN0PVmF5dm/preview" frameBorder="0" allow="autoplay; fullscreen" allowFullScreen />

<Steps>
  <Step title="開啟現有工作流程">
    點選現有的工作流程
  </Step>

  <Step title="建立草稿">
    在 Build 模式下,點選 **New Draft** 來複製可編輯的前一版本工作流程
  </Step>

  <Step title="進行變更">
    編輯工作流程
  </Step>

  <Step title="發佈">
    完成後,點選 **Publish** 將其發佈為最新版本
  </Step>
</Steps>

## 工作流程模板

工作流程模板是預先建立的工作流程,協助您快速開始常見的自動化任務。它們提供穩固的基礎與最佳實踐,免去您從零開始建構工作流程的時間與心力。

<Info>
  當您選擇模板並開始編輯後,您已不再是修改原始模板本身,而是在建立一個自訂的全新版本工作流程。
</Info>

## Prompt-to-Workflow

工作流程的建立可透過 Prompt-to-Workflow 啟動。只需輸入帶有具體需求的提示,即可讓 Shieldbase AI 草擬自動化序列,降低手動設定的需求。

<Tip>
  使用 Prompt-to-Workflow 時,在提示中盡可能描述細節,將有助於建立更精準的工作流程順序。
</Tip>

## Export and Import Workflow

工作流程可以匯出與匯入,讓您能輕鬆在不同環境、團隊或專案之間重複使用、備份、分享與遷移自動化。

### Export Workflow

當您想在不同環境或團隊之間重複使用、備份或分享工作流程設定時,請使用 **Export**。匯出前,請為您的工作流程及其關鍵步驟取清楚的名稱與描述,讓他人在匯入後更容易理解。

<Steps>
  <Step title="開啟工作流程">
    開啟您想匯出的工作流程。
  </Step>

  <Step title="點選 Export">
    點選 **Export**。
  </Step>

  <Step title="選擇要包含的內容">
    選擇要包含在匯出中的內容:

    * **Export workflow only**: 當您只需要工作流程結構 (節點、連線與設定) 而不含任何附加檔案時使用。適合分享供他人以自己的檔案自訂的邏輯模式或模板。
    * **Export with library files**: 當某些工作流程步驟使用了 Library 中應隨工作流程一併帶走的檔案 (例如參考文件、模板) 時使用。這能確保匯入的工作流程無需收件人手動重新附加這些檔案即可執行。
    * **Export with parent/child workflows**: 當目前的工作流程連接到其他工作流程時 (例如使用 **Start a Workflow** 或 **Refer to a Parent Workflow**) 使用。這能在整體遷移多工作流程解決方案時保留其關聯。請確認所有被引用的工作流程都處於穩定狀態 (而非草稿),以避免匯入後出現斷裂的引用。
  </Step>

  <Step title="確認並匯出">
    確認並匯出。系統會建立並下載一個包含工作流程定義 (以及任何包含的資產/連結) 的 JSON 檔案。
  </Step>
</Steps>

### Import Workflow

當您想從另一個環境、團隊或專案匯入預先建立的工作流程 (JSON 檔案) 時,請使用 **Import**。

<Steps>
  <Step title="建立新的工作流程">
    前往 **Workflows** 並建立新的工作流程。
  </Step>

  <Step title="點選 Import">
    在新的工作流程中,點選 **Import**。
  </Step>

  <Step title="選擇 JSON 檔案">
    從本機磁碟選擇您先前匯出的 JSON 檔案。平台會依 JSON 檔案中的定義填入工作流程畫布。
  </Step>
</Steps>

<Info>
  匯入時:

  * 工作流程結構 (節點、連線與設定) 會依 JSON 檔案重新建立。
  * 若 JSON 包含 Library 檔案,這些檔案會附加到相關步驟 (受存取權限與環境規則限制)。
  * 若包含父/子工作流程,連結的工作流程會依套件中定義的方式建立並重新連接。
</Info>

<Tip>
  匯入工作流程後,請先以範例資料執行以驗證行為,再開放給終端使用者。
</Tip>

## 專業建議

<Tip>
  **工作流程可單獨使用,也可在聊天機器人中使用** 以提供更複雜的互動體驗。
</Tip>

<Warning>
  **不要自動化壞掉的流程**: 在自動化流程之前,先了解並優化既有的手動工作流程,確保它本身是有效的。將不效率的流程自動化,只會讓問題以更快、更廣的方式擴大。
</Warning>

<Tip>
  **工作流程保持精簡**: 較短、簡單的工作流程更具韌性、更易排除問題,也允許快速迭代。有效的工作流程靠的是效率而不是長度。多步驟的複雜自動化可能適得其反,增加更多失敗點,讓測試與稽核變成噩夢,並拖慢未來的改善。
</Tip>

<Info>
  **理想的自動化候選**: 重複性任務、容易出錯的流程、耗時的作業、需快速擴展的任務,以及跨多個系統與利益相關者、需可稽核執行的流程。
</Info>

## 最佳實踐

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="從簡單開始" icon="seedling">
    從基本工作流程開始,再逐步增加複雜度
  </Card>

  <Card title="充分測試" icon="flask">
    在執行完整工作流程前,先個別測試每個步驟
  </Card>

  <Card title="記錄目的" icon="file-lines">
    清楚記錄每個工作流程的功能與用途
  </Card>

  <Card title="監控成效" icon="chart-line">
    定期審視工作流程的執行記錄與表現
  </Card>
</CardGroup>

## 常見使用情境

### 資料處理流水線

<Accordion title="設定範例">
  1. **Upload Files**: 接收 CSV 檔
  2. **Process OCR**: 從影像擷取文字
  3. **Instruct**: 清理並整理資料
  4. **Store Into a Dataset**: 更新資料庫
  5. **Create a Report**: 產生分析儀表板
  6. **Send Email**: 將報告通知相關人員
</Accordion>

### 核准工作流程

<Accordion title="設定範例">
  1. **Fill In Form**: 員工提交申請
  2. **Decision Node**: 依申請類型/金額分流
  3. **Get Approval**: 主管審核申請
  4. **Decision Node**: 走核准或拒絕路徑
  5. **Download Document**: 產生決議通知文件
  6. **Send Email**: 通知員工決議結果
  7. **Store Into a Dataset**: 將申請紀錄存入系統
</Accordion>

### 排程報告

<Accordion title="設定範例">
  1. **Scheduled Execution**: 每週早上 9 點
  2. **Contextualize From Library**: 拉取最新資料
  3. **Instruct**: 分析趨勢與模式
  4. **Create a Report**: 產生週度指標
  5. **Download Document**: 建立 PDF 報告
  6. **Send Email**: 發送給團隊
</Accordion>

## 何時該自動化

### 適合自動化的候選

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="重複性任務" icon="repeat">
    步驟一致、定期執行的任務
  </Card>

  <Card title="容易出錯的流程" icon="triangle-exclamation">
    人為錯誤頻繁發生的流程
  </Card>

  <Card title="耗時的作業" icon="clock">
    花費大量時間的手動任務
  </Card>

  <Card title="可擴充的執行" icon="expand">
    需要處理日益增長量能的流程
  </Card>
</CardGroup>

## 疑難排解

<Accordion title="工作流程無法執行">
  * 確認所有必填欄位皆已填寫
  * 確認資料來源連線
  * 在 Run 模式中查看錯誤記錄
  * 個別測試每個步驟
  * 確認資料格式正確
</Accordion>

<Accordion title="排程的工作流程未啟動">
  * 確認排程設定
  * 確認時區設定
  * 確認工作流程已發佈 (而非草稿)
  * 檢查系統權限
  * 是否有衝突的排程
</Accordion>

<Accordion title="效能問題">
  * 將複雜工作流程拆分成較小的部分
  * 最佳化 Contextualize From Library 中的資料查詢
  * 減少不必要的步驟
  * 避免在單一步驟中處理大型檔案
  * 如需最佳化協助,請聯絡 [support@shieldbase.ai](mailto:support@shieldbase.ai)
</Accordion>

<Accordion title="表單或核准未生效">
  * 確認使用者權限
  * 確認所有必填欄位皆已設定
  * 以不同使用者角色測試
  * 確認電子郵件通知已設定
</Accordion>