Skip to main content

​
Tổng quan

Tính năng Cuộc họp cho phép bạn gửi Shieldbase Notetaker vào một cuộc họp trực tuyến đang diễn ra để ghi lại, phân tích và tóm tắt cuộc trò chuyện giúp bạn. Bạn có thể tham gia bất kỳ cuộc gọi hiện có nào bằng cách cung cấp liên kết cuộc họp.
Shieldbase Notetaker tham gia cuộc gọi trực tiếp của bạn với tư cách là một người tham dự. Hiện chưa hỗ trợ lên lịch trước qua lịch — hãy tham gia một cuộc gọi hiện có bằng cách cung cấp liên kết cuộc họp.

​
Những gì Notetaker tạo ra

Sau khi cuộc họp kết thúc, agent sẽ tự động xử lý cuộc gọi và tạo ra:

Bản ghi âm

Bản ghi âm đầy đủ có thể phát lại và tải xuống

Tóm tắt

Bản tóm tắt với các chủ đề chính đã thảo luận

Mục hành động

Các mục hành động và điểm chính kèm người phụ trách và thời hạn khi có thể nhận diện

Người tham dự

Danh sách những người đã tham gia cuộc gọi

Phân tích người nói

Ai đã nói và nói khoảng bao nhiêu, tính theo tỷ lệ phần trăm

Tin nhắn trò chuyện

Các tin nhắn do người tham dự gửi trong khung trò chuyện của cuộc họp

Bản chép lời

Bản chép lời đầy đủ có dấu thời gian bằng ngôn ngữ gốc của cuộc họp

Bản chép lời đã dịch

Bản chép lời đã dịch khi tính năng dịch được bật

Email tóm tắt

Bản tóm tắt có thể gửi đến những người nhận cụ thể

​
Cách gửi Shieldbase Notetaker vào cuộc họp

1

Tạo cuộc họp

Nhấp vào New Meeting để cấu hình Shieldbase Notetaker.
2

Thêm tiêu đề

Nhập tiêu đề rõ ràng và mang tính mô tả, tiêu đề này sẽ được dùng để gắn nhãn cho bản ghi âm, bản tóm tắt và email tóm tắt.
3

Dán URL cuộc họp

Dán URL cuộc họp để Shieldbase Notetaker tham gia cuộc gọi trực tiếp (ví dụ: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet). Đảm bảo đây là URL đầy đủ mà người tham dự sử dụng để tham gia cuộc họp.
4

Chọn dịch (tùy chọn)

Chọn có dịch sang ngôn ngữ khác hay không. Nếu bật, hệ thống sẽ tạo cả bản chép lời gốc và bản chép lời đã dịch.
5

Chỉ định người nhận bản tóm tắt

Chỉ định (các) email sẽ nhận bản tóm tắt cuộc họp. Các địa chỉ này sẽ nhận được phần tóm tắt, các chủ đề chính, danh sách người tham dự và bản tóm tắt cuộc họp.
6

Tạo cuộc họp

Nhấp vào Create Meeting để gửi agent. Hãy nhớ cho phép agent vào cuộc họp, vì agent sẽ tham gia cuộc gọi với tư cách là một người tham dự.
7

Tiến hành cuộc họp

Tiến hành cuộc họp của bạn. Agent sẽ ghi lại âm thanh, người nói và nội dung ở chế độ nền.
8

Xem lại kết quả

Sau khi cuộc họp kết thúc và quá trình xử lý hoàn tất, bạn sẽ thấy bản ghi âm, bản tóm tắt, các mục hành động, người tham dự và phân tích người nói, tin nhắn trò chuyện, bản chép lời, bản dịch (nếu được bật) và trạng thái gửi bản tóm tắt đến các email bạn đã chỉ định.

​
Chi tiết kết quả cuộc họp

Bản ghi âm cuộc họp có thể phát lại và tải xuống.
Bản tóm tắt với các chủ đề chính đã thảo luận trong cuộc họp.
Các điểm chính về những việc cần theo dõi cụ thể, người phụ trách (nếu có thể nhận diện) và thời hạn (nếu được đề cập), cùng với các quyết định tổng thể và bước tiếp theo.
Danh sách người tham dự, kèm phân tích người nói cho biết mỗi người đã nói bao nhiêu theo tỷ lệ phần trăm.
Tin nhắn từ những người tham dự đã gửi tin nhắn trong khung trò chuyện.
Văn bản có dấu thời gian của cuộc trò chuyện bằng ngôn ngữ gốc của cuộc họp.
Bản chép lời được dịch đầy đủ (nếu tính năng dịch được bật) sang ngôn ngữ đích đã chọn.
Bản tóm tắt được gửi đến các email bạn đã chỉ định.

​
Mẹo chuyên nghiệp

Sử dụng tiêu đề rõ ràng, mang tính mô tả: Đặt cho mỗi cuộc họp một tiêu đề cụ thể bao gồm chủ đề và đối tượng (ví dụ: “Khách hàng X – Đánh giá kinh doanh hàng quý – Tháng 5/2026”) để bản ghi âm và bản tóm tắt dễ tìm kiếm và nhận biết về sau.
Kiểm tra URL cuộc họp trước khi gửi agent: Luôn kiểm tra kỹ rằng URL là liên kết mà người tham dự có thể dùng để tham gia. URL không chính xác sẽ khiến Shieldbase Notetaker không thể tham gia.
Thông báo cho người tham dự về việc ghi âm và notetaker: Khi bắt đầu cuộc gọi, hãy thông báo ngắn gọn rằng có một bot đang có mặt để ghi âm và tóm tắt cuộc họp. Điều này giúp xây dựng lòng tin và đáp ứng các yêu cầu về pháp lý và tuân thủ.
Chỉ chọn dịch khi cần thiết: Bật tính năng dịch khi người tham dự hoặc các bên liên quan cần nội dung bằng ngôn ngữ khác. Điều này giúp giảm tải xử lý và giữ không gian làm việc gọn gàng khi không cần dịch.
Nói rõ ràng và tránh nói chồng lên nhau: Chất lượng âm thanh tốt hơn và ít giọng nói chồng chéo hơn sẽ mang lại bản chép lời chính xác hơn và ghi nhận đáng tin cậy về việc ai đã nói bao nhiêu — từ đó có bản tóm tắt và mục hành động chất lượng cao hơn.
Nêu tên khi giao việc: Khi mô tả các bước tiếp theo, hãy nói rõ ràng (ví dụ: “Alex sẽ gửi đề xuất trước thứ Sáu”) để hệ thống có thể nhận diện chính xác hơn các mục hành động và người phụ trách tiềm năng.
Gửi hoặc gửi lại bản tóm tắt cho các bên liên quan: Giúp các bên liên quan vắng mặt nắm được thông tin mới nhất, xác nhận các quyết định và trách nhiệm bằng văn bản, đồng thời chia sẻ bản chép lời đã dịch với các nhóm đa ngôn ngữ.