Quy trình làm việc

​

Tổng quan

Biến các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại thành quy trình làm việc tự động.

​

Các loại quy trình làm việc

Có ba loại quy trình làm việc.

​

Các chế độ của quy trình làm việc

Có hai loại chế độ Run:

• Chạy trực tiếp: Tự động thực thi quy trình theo thời gian thực. Quá trình sẽ bị dừng nếu phiên trình duyệt bị đóng hoặc URL thay đổi.
• Chạy nền: Quy trình chạy phía máy chủ và sẽ tiếp tục xử lý ngay cả khi tab trình duyệt bị đóng hoặc thiết bị bị tắt nguồn.

​

Các nút trong quy trình làm việc

Có hai loại nút trong một quy trình làm việc - Action và Event.

​

Nút Action

Action là một tác vụ hoặc thao tác cụ thể mà quy trình thực hiện để phản hồi một trình kích hoạt:

​

Nút Event

Event cho phép bạn thiết lập các điều kiện để kích hoạt quy trình chạy.

​

Khả năng sử dụng nút Action theo loại quy trình

Không phải tất cả các nút Action đều có thể sử dụng trong mọi loại quy trình. Mỗi loại quy trình được thiết kế cho các trường hợp sử dụng khác nhau, và một số hành động chỉ khả dụng ở những nơi hợp lý về mặt chức năng và bảo mật.

​

Chi tiết các nút Action

​

Instruct

Tạo phản hồi từ một prompt được điền sẵn hoặc từ bước trước đó. Sử dụng nút này khi bạn đã biết chính xác AI cần phản hồi điều gì và phản hồi như thế nào.

• Tự động hóa quy trình thường đòi hỏi tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Vì lý do này, nút Instruct, được thiết kế để thực hiện việc tổng hợp đó, nhiều khả năng sẽ là một trong những nút được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ quy trình nào.
• Nút Instruct là cốt lõi logic của quy trình. Nút này tiếp nhận dữ liệu và thực hiện một hành động cụ thể, chẳng hạn như tổng hợp thông tin, tạo văn bản hoặc đưa ra quyết định.
• Chỉ dẫn càng chính xác, kết quả đầu ra càng tốt. Thay vì một lệnh chung chung như “tóm tắt nội dung này”, hãy chỉ rõ loại bản tóm tắt bạn muốn. Ví dụ: “Tóm tắt bài viết này thành ba gạch đầu dòng chính, tập trung vào các luận điểm và kết luận chính. Giọng văn cần ngắn gọn và chuyên nghiệp.”
• Đối với các quy trình nhiều bước, hãy nối nhiều nút Instruct với nhau. Cách này chia nhỏ một tác vụ phức tạp thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Chẳng hạn, thay vì để một nút làm tất cả mọi việc, bạn có thể dùng nút thứ nhất để tóm tắt một tài liệu dài, nút thứ hai để trích xuất các dữ kiện chính từ bản tóm tắt, và nút thứ ba để sử dụng các dữ kiện đó soạn thảo email.
• Hãy cho nút Instruct biết chính xác bạn muốn kết quả cuối cùng được định dạng như thế nào. Bạn có thể yêu cầu phản hồi ở dạng JSON, danh sách, bảng hoặc văn bản thuần. Ví dụ, bạn có thể chỉ định: “Trả về kết quả dưới dạng một đối tượng JSON với các khóa ‘product_name’ và ‘price’.” Điều này rất cần thiết để đảm bảo các nút tiếp theo trong quy trình có thể sử dụng dữ liệu.

​

Agent

Chạy một tác vụ dạng agent có khả năng suy luận, thực thi mã và tạo tệp.

• Sử dụng nút Agent khi quy trình cần khả năng suy luận nhiều bước linh hoạt, thực thi mã hoặc tạo tệp vượt ra ngoài các khả năng cố định của những loại hành động khác. Hãy xem nút này như một “người vận hành linh hoạt” có thể thích ứng với các tác vụ phức tạp theo thời gian thực.
• Khác với các nút hành động khác vốn quá hẹp hoặc cứng nhắc để đáp ứng toàn bộ độ phức tạp của nhu cầu, nút Agent được thiết kế để hoạt động linh hoạt. Nút này có thể tự quyết định sử dụng công cụ nào (suy luận, mã, tích hợp, tạo tệp) dựa trên mục tiêu bạn chỉ định.
• Hãy xem nút Agent như một công cụ giải quyết vấn đề đa năng. Bạn có thể dùng nút này để phân tích dữ liệu, chuyển đổi hoặc làm sạch dữ liệu, thực hiện tính toán, mô phỏng kịch bản hoặc tạo đầu ra có cấu trúc (như JSON, bảng và văn bản đã định dạng) ngay trong cùng một bước.
• Vì nút Agent có thể thực thi mã, bạn có thể giao cho nút này các logic kỹ thuật hoặc lặp đi lặp lại — chẳng hạn như phân tích các đầu vào phức tạp, đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc áp dụng quy tắc nghiệp vụ — mà không cần xây dựng nhiều bước quy trình riêng lẻ.
• Sử dụng nút Agent để tạo tệp (ví dụ: báo cáo, bản tóm tắt hoặc tập dữ liệu đã xử lý) và chuyển chúng cho các nút tiếp theo.
• Sử dụng nút Agent khi một quy trình vốn phải nối nhiều bước Instruction với nhau. Agent có thể suy luận xuyên suốt nhiều tác vụ con, quyết định các hành động trung gian và tạo ra kết quả tổng hợp, giúp giảm độ phức tạp của quy trình.

• Hãy đưa ra chỉ dẫn rõ ràng và chính xác cho nút Agent. Thay vì một yêu cầu chung chung như “phân tích nội dung này”, hãy xác định rõ tác vụ, bao gồm mục tiêu, ràng buộc và định dạng đầu ra. Ví dụ: “Làm sạch dữ liệu CSV này, xóa các hàng trùng lặp, tính tổng doanh thu theo tháng và trả về một đối tượng JSON với các trường ‘month’ và ‘total_revenue’.”
• Chỉ rõ định dạng đầu ra mong muốn (ví dụ: JSON, bảng markdown, văn bản thuần hoặc tệp). Điều này đặc biệt quan trọng khi đầu ra sẽ được sử dụng bởi các nút phía sau, chẳng hạn như Store into a Dataset, Create Report hoặc một nút Agent khác trong chuỗi.

• Nhúng Existing Agents vào quy trình để thực hiện các chỉ dẫn và quy tắc được xác định sẵn gắn với Agent.
• Nhiều Existing Agents có thể được liên kết với nhau thành một chuỗi bằng Workflows. Việc liên kết Agent này với Agent khác cho phép bạn thiết kế các “nhóm” đồng đội AI, trong đó mỗi Agent đảm nhận một phần chuyên biệt của quy trình. Cấu hình đầu vào/đầu ra để Agent tiếp theo có thể sử dụng kết quả do Agent trước tạo ra. Ví dụ: Agent A tóm tắt một tài liệu, Agent B rà soát bản tóm tắt về mặt tuân thủ.

​

Upload Files

Yêu cầu bạn hoặc người dùng khác tải lên tệp để tệp được lập chỉ mục và sử dụng trong quy trình (ví dụ: một báo cáo hoặc tài liệu mới cho mỗi lần chạy).

• Sử dụng nút Upload Files cho các tệp thay đổi theo mỗi lần sử dụng, chẳng hạn như một báo cáo mới hoặc nhật ký hằng ngày.
• Nút này xử lý tệp như một biến, cho phép bạn xử lý nội dung khác nhau mỗi khi quy trình chạy.
• Ngược lại, nếu bạn cần truy cập nhiều lần vào một bộ thông tin cố định, hãy sử dụng nút Contextualize From Library. Nút này lý tưởng để tham chiếu nhất quán các thông tin tĩnh, chẳng hạn như danh mục sản phẩm của công ty hoặc danh sách quy trình vận hành tiêu chuẩn, vì nút xử lý tệp như một nguồn dữ liệu tham chiếu lâu dài.

​

Process OCR

Hiểu văn bản bên trong hình ảnh.

• Khi một tác vụ liên quan đến việc trích xuất văn bản từ hình ảnh, chẳng hạn như tài liệu được quét hoặc ảnh chụp, hãy sử dụng Process OCR. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) phân tích hình ảnh để nhận dạng và chuyển đổi văn bản sang định dạng máy có thể đọc được. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc số hóa tài liệu giấy, tự động hóa nhập liệu hoặc giúp nội dung được quét có thể tìm kiếm được.

​

Input Text

Yêu cầu người dùng nhập thông tin trong chế độ Run.

• Nút Input Text được thiết kế để thu nhận và lưu trữ thông tin người dùng nhập vào, sau đó thông tin này đóng vai trò như một biến. Nút này không phải là một chức năng độc lập; thay vào đó, nút đóng vai trò là thành phần quan trọng kết nối với các nút khác trong một hệ thống lớn hơn.

​

Download Document

Tạo báo cáo có thể tải xuống ở định dạng PDF, DOC hoặc XLSX.

• Nút Download Document phù hợp để chuyển dữ liệu đã tổng hợp từ nút Instruct thành một báo cáo có thể tải xuống. Điều này cho phép bạn biến thông tin đã xử lý thành một tài liệu chỉn chu, dễ chia sẻ.
• Nút Download Document phát huy hiệu quả cao nhất khi được sử dụng làm bước cuối cùng trong một quy trình.

Các kết hợp hiệu quả:

• Kết hợp với nút Instruct để biến văn bản đầu ra thành báo cáo chuyên nghiệp
• Sử dụng sau nút Process OCR để định dạng văn bản đã trích xuất thành tài liệu gọn gàng
• Kết hợp với Send Email để tự động đính kèm và phân phối báo cáo

​

Contextualize From Library

Kết nối với một nguồn để lấy ngữ cảnh.

• Nút Contextualize From Library cung cấp một cách tập trung để truy cập toàn bộ dữ liệu đã được lập chỉ mục từ nhiều nguồn khác nhau. Sử dụng nút này khi bạn cần chọn thông tin cụ thể làm ngữ cảnh cho các tác vụ tự động hóa. Nút cho phép người dùng truy cập kho tri thức của tổ chức để cung cấp thông tin hoặc định hướng cho quy trình.

• Chất lượng thông tin mà nút này cung cấp phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu mà nó chứa. Thường xuyên cập nhật các tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu đã tích hợp để đảm bảo quy trình của bạn sử dụng thông tin mới nhất và chính xác nhất.

​

Recognize Image

Nhận diện một hình ảnh hoặc một phần hình ảnh bằng thị giác máy tính.

• Sử dụng Recognize Image khi quy trình cần phát hiện, diễn giải hoặc phân loại nội dung của hình ảnh, chẳng hạn như xác định đối tượng, đọc nhãn hoặc hiểu bối cảnh.
• Hãy xem Recognize Image như “đôi mắt” của quy trình. Nút này trích xuất ngữ cảnh trực quan từ hình ảnh, tương tự cách xử lý tài liệu OCR trích xuất văn bản, nhưng tập trung vào việc hiểu những gì được thể hiện thay vì chỉ những gì được viết.

• Hãy đưa ra chỉ dẫn rõ ràng. Thay vì một prompt chung chung như “phân tích hình ảnh này”, hãy chỉ rõ điều bạn muốn: “Xác định tất cả sản phẩm có thể nhìn thấy và màu sắc của chúng,” hoặc “Phát hiện xem ảnh này có chứa chữ ký và con dấu công ty hay không.”
• Khi xây dựng các tự động hóa kết hợp tài liệu và hình ảnh (ví dụ: báo cáo có ảnh, nhật ký kiểm tra hoặc đánh giá thiết kế), hãy sử dụng Recognize Image ở giai đoạn đầu của quy trình để cấu trúc hóa những gì nhìn thấy (đối tượng, nhãn, tình trạng), sau đó chuyển các kết quả có cấu trúc này cho các nút như Store into a Dataset hoặc Create Report.

​

Send Email

Gửi email đến một địa chỉ email cụ thể kèm tiêu đề và nội dung.

• Thiết lập trình gửi email ngay trong quy trình của bạn. Tính năng này cho phép bạn nhập dòng tiêu đề và nội dung, sau đó gửi email đến một hoặc nhiều người nhận. Bạn cũng có thể thêm người nhận CC.

Các kết hợp hiệu quả:

• Kết hợp với Thực thi theo lịch để tự động gửi email vào một ngày cụ thể và vào thời điểm chính xác (định kỳ hoặc một lần)
• Kết hợp với Download Document để tải xuống báo cáo về email đã gửi

​

Request Email Reply

Gửi email đầu tiên và nhận phản hồi cho email đó để đảm bảo quy trình được tiếp tục.

• Nút Request Email Reply được sử dụng để gửi email đến người nhận với mục đích nhận được phản hồi để quy trình có thể tiếp tục.
• Vì việc nhận phản hồi email có thể mất một khoảng thời gian, hãy tìm quy trình trong lịch sử thực thi ở phía bên phải màn hình.

​

Fill In Form

Tạo biểu mẫu tùy chỉnh để người dùng điền trong chế độ Run.

• Nút Fill In Form hoạt động như một trình tạo biểu mẫu động, nhắc người dùng điền thông tin theo biểu mẫu.
• Trước khi bắt đầu, hãy xác định mục tiêu của biểu mẫu. Bạn cần thu thập dữ liệu gì? Thứ tự hợp lý cho các câu hỏi là gì?
• Sử dụng đúng loại trường nhập liệu. Việc chọn loại trường phù hợp với dữ liệu cần thu thập là yếu tố then chốt để mang lại trải nghiệm người dùng tốt.
• Sử dụng nhãn và văn bản gợi ý để hướng dẫn người dùng. Một nhãn rõ ràng như “Nhập địa chỉ email của bạn” tốt hơn nhiều so với một nhãn chung chung như “Input.”
• Đánh dấu mọi trường quan trọng là Required (Bắt buộc). Điều này giúp quy trình không bị lỗi do thiếu dữ liệu.
• Chỉ hỏi những thông tin bạn thực sự cần. Một biểu mẫu dài và phức tạp có thể khiến người dùng mệt mỏi và làm tăng tỷ lệ bỏ dở.

​

Các trường biểu mẫu khả dụng

​

Get Approval

Yêu cầu phê duyệt từ các thành viên trong nhóm cũng là người dùng Shieldbase.

• Nút Get Approval là một nút quyết định được sử dụng để nhận sự chấp thuận cho kết quả đầu ra của quy trình.
• Chỉ có hai kết quả - được phê duyệt và không được phê duyệt. Do đó, nút Get Approval là một điểm quyết định rẽ nhánh thành hai hướng khác nhau.
• Vì việc nhận phê duyệt từ người phê duyệt có thể mất một khoảng thời gian, hãy tìm quy trình trong Execution History ở phía bên phải màn hình.

​

Create a Report

Phân tích dữ liệu thành thông tin chuyên sâu và tạo nội dung trực quan.

• Nút Create a Report tích hợp phân tích dữ liệu và trực quan hóa trực tiếp vào quy trình của bạn. Nút cho phép bạn chuyển dữ liệu thô thành báo cáo trực quan có cấu trúc, giúp bạn hiểu các thông tin phức tạp và chia sẻ thông tin chuyên sâu một cách hiệu quả.
• Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo dữ liệu bạn đưa vào nút Create a Report đã được làm sạch và sắp xếp gọn gàng. Sử dụng định dạng rõ ràng, nhất quán và đặt tên cột dữ liệu mang tính mô tả (ví dụ: Revenue_2024, Region, Customer_ID).
• Nêu rõ mục đích trong chỉ dẫn của bạn. Ví dụ, thay vì chỉ “tạo một báo cáo”, hãy chỉ định: “Tạo báo cáo hiệu suất bán hàng phân tích xu hướng doanh thu hằng tháng và thể hiện các khu vực có hiệu suất cao nhất. Báo cáo cần bao gồm biểu đồ đường cho doanh thu theo thời gian và biểu đồ cột cho doanh số theo khu vực.”
• Sử dụng nút Create a Report cùng với nút Input Text, nút Fill In Form hoặc nút Contextualize From Library để tạo phân tích và trực quan hóa dữ liệu, sử dụng thông tin đó làm ngữ cảnh cho việc phân tích.

​

Store Into a Dataset

Trích xuất văn bản và lưu trữ vào một tập dữ liệu.

• Trước khi sử dụng nút Store Into a Dataset, hãy đảm bảo các bước trước đó trong quy trình tạo ra dữ liệu có cấu trúc.
• Khi tạo tập dữ liệu, hãy luôn định nghĩa tên cột tùy chỉnh phản ánh mục đích của dữ liệu (ví dụ: “Customer_ID,” “Transaction_Amount”). Điều này giúp cải thiện khả năng đọc hiểu và tính tương thích khi tích hợp với các công cụ như bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm báo cáo.
• Nếu quy trình của bạn xử lý đầu vào động (ví dụ: số lượng bản ghi thay đổi), hãy sử dụng logic điều kiện ở các bước trước để chia lô hoặc lọc dữ liệu. Điều này giúp tập dữ liệu không bị quá tải bởi các mục không liên quan và duy trì hiệu suất tối ưu.
• Hãy lưu ý đến kích thước tập dữ liệu trong môi trường doanh nghiệp, vì tập dữ liệu lớn có thể ảnh hưởng đến tốc độ của quy trình. Đặt ngưỡng giới hạn hoặc sử dụng kỹ thuật nén nếu nền tảng của bạn hỗ trợ.

​

Start a Workflow

Kích hoạt chạy một quy trình khác như một phần của bước.

• Bật tùy chọn chờ để tiếp tục chạy quy trình đầu tiên sau khi quy trình được kích hoạt đã hoàn tất.
• Nút Start a Workflow lý tưởng để xây dựng một quy trình phản ứng, tách rời, có khả năng tự động chạy độc lập trong nền trong khi quy trình chính vẫn tiếp tục chạy.

​

Refer to a Parent Workflow

Sử dụng dữ liệu hoặc tệp từ các bước cụ thể trong (các) quy trình đã khởi chạy quy trình này. Hữu ích để tổng hợp thông tin từ nhiều quy trình cha.

• Đặt tên và gắn nhãn rõ ràng cho các bước chính trong quy trình cha để dễ dàng chọn đúng “Parent Step” khi cấu hình tính năng này.
• Khi nhiều quy trình cha có thể kích hoạt cùng một quy trình con, hãy chuẩn hóa lược đồ đầu ra (tên trường, kiểu dữ liệu) để tránh lỗi ánh xạ.
• Sử dụng tính năng này để tổng hợp kết quả từ các nhánh cha chạy song song (ví dụ: nhiều bước phê duyệt) vào một bước tóm tắt hợp nhất duy nhất.
• Luôn xác minh rằng đầu ra của quy trình cha tồn tại trước khi tham chiếu (ví dụ: thêm điều kiện bảo vệ hoặc nhánh điều kiện cho dữ liệu bị thiếu/trống).
• Ghi lại ID quy trình cha và bước kích hoạt trong quy trình con để dễ dàng gỡ lỗi và theo dõi kiểm toán.

​

Loop Action

Lặp qua một danh sách và chạy cùng các hành động một lần cho mỗi mục (ví dụ: gửi email đến mọi địa chỉ trong danh sách).

• Giữ vòng lặp tập trung. Chỉ đặt những hành động thực sự cần lặp lại vào bên trong vòng lặp để tránh tốn thời gian xử lý không cần thiết.
• Với danh sách lớn, hãy thêm các biện pháp bảo vệ như giới hạn số mục hoặc kích thước lô để tránh hết thời gian chờ và các vấn đề giới hạn tốc độ với hệ thống phía sau.
• Khi gọi API bên ngoài bằng Read from Application trong vòng lặp, hãy áp dụng điều tiết hoặc độ trễ ngắn nếu bạn gặp lỗi giới hạn tốc độ hoặc hạn mức.

​

Pause Until

Tạm dừng việc thực thi quy trình cho đến khi một điều kiện được chỉ định được đáp ứng.

• Sử dụng các điều kiện chính xác, máy có thể phát hiện (trường trạng thái, dấu thời gian, cờ) thay vì các giá trị văn bản mơ hồ để tránh quy trình bị tạm dừng vô thời hạn.
• Đặt thời gian chờ tối đa kèm theo một nhánh dự phòng (ví dụ: chuyển cấp, thông báo hoặc tự động đóng) để xử lý các điều kiện không bao giờ được đáp ứng.
• Ưu tiên các trình kích hoạt dựa trên sự kiện (webhook, cập nhật trạng thái) thay vì độ trễ cố định kéo dài để giảm độ trễ và mức sử dụng tài nguyên.
• Thêm thông điệp nhật ký rõ ràng khi bắt đầu và kết thúc tạm dừng để người vận hành có thể hiểu các lần chạy đang chờ ở đâu và vì sao.
• Khi tạm dừng để chờ người dùng nhập liệu, hãy chủ động gửi thông báo (email, chat hoặc trong ứng dụng) có kèm liên kết trực tiếp để hoàn thành hành động cần thiết.

​

Templatize

Điền nội dung vào một mẫu có thể tải xuống trong khi vẫn giữ nguyên định dạng.

• Để có kết quả chính xác nhất trong việc ánh xạ nội dung vào mẫu, hãy sử dụng bảng tính hoặc tài liệu văn bản có cấu trúc làm mẫu.
• Để đạt độ chính xác tối ưu, hãy sử dụng mẫu trống, được trình bày dạng bảng. Cấu trúc này đảm bảo hệ thống ánh xạ chính xác từng trường dữ liệu đồng thời ngăn ngừa lỗi dữ liệu.
• Thiết kế mẫu với các ký hiệu giữ chỗ rõ ràng (ví dụ: {{field_name}}) và duy trì tài liệu ánh xạ dành cho người tạo mẫu và người xây dựng quy trình.
• Giữ logic định dạng (phông chữ, khoảng cách, bố cục) trong tệp mẫu và giới hạn nội dung động ở văn bản và hình ảnh khi có thể.
• Kiểm thử việc điền mẫu bằng các giá trị biên (chuỗi rất dài, ký tự đặc biệt, trường trống) để tránh bố cục bị vỡ khi sử dụng thực tế.
• Sử dụng các phần có điều kiện hoặc văn bản dự phòng cho các trường tùy chọn để mẫu vẫn trông chỉn chu khi thiếu một số dữ liệu.
• Quản lý phiên bản mẫu và theo dõi phiên bản quy trình nào sử dụng mẫu nào để tránh các thay đổi định dạng bất ngờ trong các luồng đang hoạt động.

​

Translate Document

Dịch tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác trong khi vẫn giữ nguyên định dạng và phong cách.

• Đối với nội dung chuyên ngành (pháp lý, y tế, kỹ thuật), hãy cung cấp bảng thuật ngữ hoặc danh sách thuật ngữ nếu được hỗ trợ để cải thiện tính nhất quán của bản dịch.
• Chủ yếu sử dụng bản dịch để đọc hiểu nội dung. Thực hiện thêm một bước rà soát bởi con người hoặc chuyên gia trước khi sử dụng bản dịch trong các tài liệu pháp lý hoặc tài liệu hướng ra bên ngoài.
• Lưu trữ cả phiên bản gốc và phiên bản đã dịch, đồng thời kèm theo siêu dữ liệu (ngôn ngữ, ngày dịch, ID quy trình) để tham chiếu và kiểm toán sau này.

​

Merge to PDF

Hợp nhất nhiều tệp (PDF, JPEG, JPG, PNG, XLSX, XLS, CSV) thành một tài liệu duy nhất.

• Sử dụng Merge to PDF khi quy trình của bạn tạo ra hoặc thu thập nhiều tài liệu (ví dụ: báo cáo, biểu mẫu, tệp đính kèm) cần được hợp nhất thành một tệp duy nhất, dễ chia sẻ cho các bên liên quan.
• Chuẩn hóa đầu ra bằng cách luôn hợp nhất theo một thứ tự nhất quán (ví dụ: trang bìa, tóm tắt, phân tích chi tiết, phụ lục). Điều này giúp tệp PDF cuối cùng dễ đọc và dễ tham chiếu hơn, đặc biệt trong các quy trình định kỳ như báo cáo hằng tuần hoặc sản phẩm bàn giao cho khách hàng.
• Kết hợp Merge to PDF với Process OCR khi làm việc với tài liệu được quét hoặc hình ảnh. Trước tiên, chuyển hình ảnh thành văn bản máy có thể đọc được, sau đó hợp nhất chúng thành một tệp PDF duy nhất có thể tìm kiếm để tăng tính tiện dụng và thuận tiện lưu trữ.
• Khi quy trình của bạn liên quan đến phê duyệt hoặc chữ ký, hãy sử dụng Merge to PDF để hợp nhất tất cả tài liệu liên quan (yêu cầu, bằng chứng hỗ trợ, nhật ký quyết định) vào một tệp duy nhất. Điều này tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng có thể được lưu trữ, gửi email hoặc tham chiếu sau này.
• Hãy lưu ý đến kích thước tệp. Nếu bạn hợp nhất nhiều tài liệu lớn (đặc biệt là hình ảnh hoặc báo cáo độ phân giải cao), hãy cân nhắc nén các tệp đầu vào hoặc loại bỏ các trang không cần thiết trước khi hợp nhất để tệp PDF cuối cùng hoạt động tốt và dễ chia sẻ.

​

Convert File

Chuyển đổi một tệp sang định dạng tệp khác. Cung cấp tên tệp và định dạng đầu ra mong muốn. Tệp đã chuyển đổi sau đó có thể được sử dụng trong các bước tiếp theo của quy trình hoặc được tải xuống để sử dụng thêm. Shieldbase hỗ trợ chuyển đổi sang các định dạng tệp có thể lập chỉ mục sau:

• PDF (.pdf)
• Excel (.xlsx)
• Word (.docx)
• PowerPoint (.pptx)
• JPEG (.jpg)
• PNG (.png)
• HTML
• Markdown (.md)
• CSV (.csv)
• Một quy ước đặt tên rõ ràng và nhất quán cho các tệp đã chuyển đổi (ví dụ: filename_converted_pdf) sẽ giúp việc tham chiếu các tệp đó trong các quy trình phức tạp, nhiều bước trở nên dễ dàng hơn.

​

Handle Conversation

Định tuyến người dùng đến luồng hội thoại phù hợp dựa trên truy vấn cụ thể của họ.

• Xác định các tiêu chí định tuyến rõ ràng (ý định, từ khóa, thực thể) và giữ cho chúng loại trừ lẫn nhau khi có thể để tránh các luồng mơ hồ.
• Sử dụng một tuyến dự phòng hoặc tuyến “không chắc chắn” để xử lý khéo léo các truy vấn không khớp với bất kỳ luồng hội thoại nào đã định nghĩa.
• Liên tục xem xét các truy vấn thực tế của người dùng và nhật ký hội thoại để tinh chỉnh quy tắc định tuyến và bổ sung ý định mới theo thời gian.
• Chuyển kèm ngữ cảnh (thuộc tính người dùng, tin nhắn trước đó, kênh) khi bàn giao cho các luồng phía sau để các luồng đó không cần hỏi lại các câu hỏi cơ bản.
• Thiết lập cơ chế bảo vệ cho các chủ đề rủi ro cao (thay đổi thanh toán, quyền riêng tư, bảo mật) bằng cách định tuyến chúng đến các luồng chuyên biệt hoặc nhân viên hỗ trợ.

​

Read from Application

Đọc dữ liệu từ các ứng dụng đã kết nối để sử dụng làm ngữ cảnh cho quy trình.

• Sử dụng Read from Application khi bạn cần lấy dữ liệu từ một hệ thống bên ngoài như một phần của Workflow. Các ví dụ điển hình bao gồm lấy thông tin khách hàng từ CRM, truy xuất trạng thái phiếu hỗ trợ mới nhất từ hệ thống hỗ trợ, hoặc lấy dữ liệu cấu hình hay dữ liệu tham chiếu từ API nội bộ.
• Trước khi sử dụng Read from Application, hãy đảm bảo ứng dụng đã được tích hợp thành công. Ứng dụng đích cần cung cấp một API endpoint mà bạn được phép truy cập và có sẵn thông tin xác thực (API key, token hoặc kết nối OAuth).
• Quyền ban đầu để lấy dữ liệu qua API từ ứng dụng bên thứ ba phải được cấu hình trong Integrations.
• Bắt đầu bằng cách chỉ lấy những trường bạn thực sự cần. Lấy dư thừa các trường không cần thiết có thể làm chậm quy trình và tăng chi phí API.
• Chuẩn hóa và xác thực phản hồi API ngay sau khi lấy dữ liệu (ví dụ: kiểm tra kiểu dữ liệu, kiểm tra giá trị null) để ngăn lỗi ở các bước phía sau.
• Ghi lại phản hồi thô (hoặc phiên bản đã được làm sạch) để gỡ lỗi, nhưng che giấu hoặc loại bỏ các trường nhạy cảm (token, thông tin nhận dạng cá nhân) khỏi nhật ký.
• Bắt đầu từ quy mô nhỏ với một quy trình đọc hoặc ghi đơn giản tới một endpoint duy nhất trước khi xây dựng các tự động hóa nhiều bước.
• Luôn sử dụng dữ liệu thử nghiệm để xác minh hoạt động với các bản ghi an toàn, không quan trọng.
• Ghi chú tài liệu cho các nút: Sử dụng trường Description của nút để giải thích nút nhắm đến ứng dụng/endpoint nào và đọc hoặc ghi dữ liệu gì.
• Tuân thủ kiểm soát truy cập để đảm bảo API key hoặc các tích hợp của bạn tôn trọng cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) từ nguồn gốc.
• Nếu bạn không chắc nên sử dụng endpoint, trường hoặc phương thức nào, hãy phối hợp với chủ sở hữu ứng dụng nội bộ hoặc đội ngũ kỹ thuật. Họ có thể cung cấp đặc tả API chính xác cần thiết cho việc tự động hóa an toàn và đáng tin cậy.

​

Write to Application

Ghi dữ liệu của quy trình vào các ứng dụng đã kết nối.

• Sử dụng Write to Application khi Workflow của bạn cần tạo, cập nhật hoặc xóa dữ liệu trong một hệ thống bên ngoài. Các ví dụ bao gồm tạo phiếu hỗ trợ mới sau khi người dùng gửi biểu mẫu, cập nhật bản ghi CRM khi trạng thái khách hàng thay đổi, hoặc ghi kết quả phân tích trở lại cơ sở dữ liệu hay hệ thống nội bộ.
• Trước khi sử dụng Write to Application, hãy đảm bảo ứng dụng đã được tích hợp thành công. Ứng dụng đích cần cung cấp một API endpoint mà bạn được phép truy cập và có sẵn thông tin xác thực (API key, token hoặc kết nối OAuth).

• Quyền ban đầu để ghi dữ liệu vào ứng dụng bên thứ ba phải được cấu hình trong Integrations.
• Ánh xạ các trường một cách tường minh và ghi lại tài liệu ánh xạ, đặc biệt khi tích hợp với nhiều API hoặc nhiều phiên bản của cùng một dịch vụ.
• Xác thực và làm sạch dữ liệu trước khi gửi để tránh lỗi nghiêm trọng do không khớp lược đồ hoặc định dạng ở phía đích.
• Ghi nhận và lưu trữ ID phản hồi hoặc token xác nhận từ API để phục vụ truy vết cũng như các thao tác cập nhật hoặc xóa trong tương lai.
• Bắt đầu từ quy mô nhỏ với một quy trình đọc hoặc ghi đơn giản tới một endpoint duy nhất trước khi xây dựng các tự động hóa nhiều bước.
• Luôn sử dụng dữ liệu thử nghiệm để xác minh hoạt động với các bản ghi an toàn, không quan trọng.
• Ghi chú tài liệu cho các nút: Sử dụng trường Description của nút để giải thích nút nhắm đến ứng dụng/endpoint nào và đọc hoặc ghi dữ liệu gì.
• Tuân thủ kiểm soát truy cập để đảm bảo API key hoặc các tích hợp của bạn tôn trọng cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) từ nguồn gốc.
• Nếu bạn không chắc nên sử dụng endpoint, trường hoặc phương thức nào, hãy phối hợp với chủ sở hữu ứng dụng nội bộ hoặc đội ngũ kỹ thuật. Họ có thể cung cấp đặc tả API chính xác cần thiết cho việc tự động hóa an toàn và đáng tin cậy.

​

Nút Thực thi theo lịch

Thực thi quy trình dựa trên lịch trình.

• Nút Thực thi theo lịch cho phép bạn tự động chạy quy trình vào một ngày và giờ cụ thể. Đây là lựa chọn hoàn hảo để tự động hóa các tác vụ thường nhật mà không cần can thiệp thủ công.
• Sử dụng nút này để lên lịch các tác vụ hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy trình tạo báo cáo doanh số hằng tuần vào 9 giờ sáng mỗi thứ Sáu, hoặc gửi email nhắc nhở hằng ngày.
• Bạn cũng có thể lên lịch để quy trình chỉ chạy một lần vào một ngày trong tương lai. Điều này hữu ích cho những việc như gửi lời nhắc hẹn giờ hoặc khởi động chiến dịch vào một ngày cụ thể.
• Nút Thực thi theo lịch đóng vai trò là trình kích hoạt cho toàn bộ quy trình. Khi đến thời gian đã lên lịch, quy trình sẽ tự động bắt đầu và chạy đến khi hoàn tất, bao gồm lấy dữ liệu, xử lý dữ liệu và tạo đầu ra.

​

Cách xây dựng quy trình làm việc

​

Xây dựng quy trình tuyến tính

Quy trình tuyến tính chạy theo một trình tự thẳng để tạo ra kết quả đầu ra. Đây là một trình tự đơn giản, rõ ràng từ đầu đến cuối, trong đó mỗi bước được hoàn thành lần lượt mà không có vòng lặp, nhánh rẽ hay logic điều kiện. Đầu ra của bước này trở thành đầu vào của bước tiếp theo, tạo nên một chuỗi sự kiện rõ ràng và có thể dự đoán.

​

Xây dựng quy trình rẽ nhánh

Quy trình rẽ nhánh cho phép bạn đưa ra lựa chọn giữa nhiều phương án, dẫn quy trình đi theo một hướng cụ thể dựa trên những điều kiện nhất định. Đây không chỉ là một quy trình “có/không” đơn giản; quy trình này có thể đưa ra nhiều phương án, đánh giá các tiêu chí khác nhau và sau đó thực hiện các bước tiếp theo phù hợp. Về cốt lõi, quy trình rẽ nhánh sử dụng một nút quyết định để đánh giá một điều kiện. Ví dụ, quy trình có thể đặt câu hỏi: “Số tiền hóa đơn có lớn hơn $1,000 không?”

• Nếu Có: Quy trình có thể được cấu hình để tự động chuyển hóa đơn đến quản lý để phê duyệt.
• Nếu Không: Quy trình có thể gửi hóa đơn trực tiếp đến bộ phận tài chính để thanh toán.

Sức mạnh của quy trình rẽ nhánh nằm ở khả năng xử lý logic phức tạp, nhiều tầng, cho phép tạo ra nhiều hướng đi và kết quả khác nhau. Mỗi bước quyết định đại diện cho một hành động hoặc một lựa chọn dẫn đến một nhánh mới của quy trình.

​

Lên lịch trình kích hoạt để chạy quy trình

Để tự động thực thi quy trình vào một ngày và giờ cụ thể, bạn có thể lên lịch một trình kích hoạt. Tính năng này cho phép bạn thiết lập các tác vụ định kỳ, chẳng hạn như tạo báo cáo hằng tuần hoặc gửi bản tóm tắt hằng ngày, mà không cần can thiệp thủ công.

​

Chỉnh sửa quy trình làm việc

Một quy trình đã xuất bản có thể được chỉnh sửa thành các phiên bản mới.

​

Mẫu quy trình làm việc

Mẫu quy trình làm việc là các quy trình được xây dựng sẵn, giúp bạn nhanh chóng bắt đầu với các tác vụ tự động hóa phổ biến. Các mẫu này cung cấp nền tảng vững chắc và các phương pháp hay nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với việc xây dựng quy trình từ đầu.

​

Prompt-to-Workflow

Việc xây dựng quy trình có thể được khởi tạo thông qua Prompt-to-Workflow. Chỉ cần nhập prompt kèm các yêu cầu cụ thể để Shieldbase AI soạn thảo một trình tự tự động, giúp giảm nhu cầu cấu hình thủ công.

​

Xuất và nhập quy trình làm việc

Quy trình làm việc có thể được xuất và nhập, giúp dễ dàng tái sử dụng, sao lưu, chia sẻ và di chuyển các tự động hóa giữa các môi trường, nhóm hoặc dự án.

​

Xuất quy trình

Sử dụng Export khi bạn muốn tái sử dụng, sao lưu hoặc chia sẻ cấu hình quy trình giữa các môi trường hoặc nhóm. Trước khi xuất, hãy đặt tên và mô tả rõ ràng cho quy trình và các bước chính để người khác dễ hiểu hơn sau khi nhập.

​

Nhập quy trình

Sử dụng Import khi bạn muốn đưa một quy trình dựng sẵn (tệp JSON) từ môi trường, nhóm hoặc dự án khác vào.

​

Mẹo chuyên nghiệp

​

Các phương pháp hay nhất

​

Các trường hợp sử dụng phổ biến

​

Luồng xử lý dữ liệu

Cấu hình mẫu

1. Upload Files: Nhận tệp CSV
2. Process OCR: Trích xuất văn bản từ hình ảnh
3. Instruct: Làm sạch và định dạng dữ liệu
4. Store Into a Dataset: Cập nhật cơ sở dữ liệu
5. Create a Report: Tạo bảng điều khiển phân tích
6. Send Email: Thông báo cho các bên liên quan kèm báo cáo

​

Quy trình phê duyệt

Cấu hình mẫu

1. Fill In Form: Nhân viên gửi yêu cầu
2. Decision Node: Định tuyến dựa trên loại/số tiền yêu cầu
3. Get Approval: Quản lý xem xét yêu cầu
4. Decision Node: Nhánh phê duyệt hoặc từ chối
5. Download Document: Tạo thư thông báo quyết định
6. Send Email: Thông báo quyết định cho nhân viên
7. Store Into a Dataset: Ghi nhận yêu cầu vào hệ thống

​

Báo cáo theo lịch

Cấu hình mẫu

1. Scheduled Execution: Hằng tuần lúc 9 giờ sáng
2. Contextualize From Library: Lấy dữ liệu mới nhất
3. Instruct: Phân tích xu hướng và mẫu hình
4. Create a Report: Tạo các chỉ số hằng tuần
5. Download Document: Tạo báo cáo PDF
6. Send Email: Phân phối cho nhóm

​

Khi nào nên tự động hóa

​

Các ứng viên phù hợp để tự động hóa

​

Khắc phục sự cố

Quy trình không thực thi được

• Kiểm tra tất cả các trường bắt buộc đã được điền
• Xác minh các kết nối nguồn dữ liệu
• Xem lại nhật ký lỗi trong chế độ Run
• Kiểm thử từng bước riêng lẻ
• Đảm bảo dữ liệu được định dạng đúng

Quy trình đã lên lịch không chạy

• Xác minh cấu hình lịch trình
• Kiểm tra cài đặt múi giờ
• Đảm bảo quy trình đã được xuất bản (không phải bản nháp)
• Xem lại quyền hệ thống
• Kiểm tra các lịch trình bị xung đột

Vấn đề về hiệu suất

• Chia các quy trình phức tạp thành các quy trình nhỏ hơn
• Tối ưu hóa truy vấn dữ liệu trong Contextualize From Library
• Giảm các bước không cần thiết
• Tránh xử lý các tệp lớn trong một bước duy nhất
• Liên hệ support@shieldbase.ai để được hỗ trợ tối ưu hóa

Biểu mẫu hoặc phê duyệt không hoạt động

• Xác minh quyền của người dùng
• Kiểm tra tất cả các trường bắt buộc đã được cấu hình
• Kiểm thử với các vai trò người dùng khác nhau
• Đảm bảo thông báo email đã được cấu hình