工作流程

Documentation Index

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概觀

將手動、重複性的流程轉換為自動化工作流程。

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工作流程類型

工作流程共有三種類型。

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工作流程模式

Run 模式分為兩種:

• 即時執行: 自動以即時方式執行工作流程。若瀏覽器工作階段關閉或網址改變,程序將終止。
• 背景執行: 工作流程在伺服器端執行,即使瀏覽器分頁關閉或裝置關機也會持續處理。

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工作流程中的節點

工作流程中有 動作 (Action) 與 事件 (Event) 兩種節點。

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動作節點

動作是工作流程在觸發後執行的特定任務或操作:

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事件節點

事件可讓您設定何時觸發工作流程執行的條件。

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各工作流程類型可用的動作節點

並非所有動作節點都可在每種工作流程類型中使用。每種工作流程類型針對不同情境設計,某些動作只在功能與安全上合理的場景才會提供。

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動作節點細節

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Instruct

從預先填寫的提示或前一步驟產生回應。當您已清楚知道希望 AI 如何回應時使用。

• 工作流程自動化常需要整合來自多個來源的資料。因此,Instruct 節點 (專責此項彙整) 可能是任何工作流程中最常使用的節點之一。
• Instruct 節點是工作流程邏輯的核心。它接收資料,並執行特定動作,例如彙整資訊、生成文字或做出決策。
• 指示越精準,輸出品質越佳。與其給出「請摘要這個」這類籠統指令,不如指定您要的摘要類型。例如:「請將本文摘要為三個重點條列,聚焦於主要論點與結論,語氣需簡潔且專業。」
• 對於多步驟工作流程,將多個 Instruct 節點串連起來,把複雜的任務分解為較小、可管理的部分。例如,與其要單一節點處理全部,不如讓第一個節點摘要長篇文件,第二個節點從摘要中提取重點事實,第三個節點以這些事實草擬電子郵件。
• 明確告訴 Instruct 節點您希望最終輸出採用何種格式。您可以指定回應為 JSON、清單、表格或純文字。例如:「請以 ‘product_name’ 與 ‘price’ 為鍵的 JSON 物件提供輸出。」這對後續節點能夠妥善使用該資料至關重要。

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Upload Files

請您自己或其他使用者上傳檔案,以便建立索引並於工作流程中使用 (例如,每次執行時上傳新的報告或文件)。

• 對於每次使用都會變動的檔案 (例如新的報告或每日記錄),請使用 Upload Files 節點。
• 此節點將檔案視為變數,讓您每次執行工作流程時都能處理不同的內容。
• 相對地,若您需要反覆存取一組固定的資訊,請使用 Contextualize From Library 節點。這種節點適合反覆引用靜態資訊 (例如公司產品目錄或標準作業流程),因為它將檔案視為持續性的參考資料來源。

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Process OCR

理解影像中的文字。

• 當任務涉及從影像中擷取文字 (例如掃描文件或相片) 時,請使用 Process OCR。光學文字辨識 (OCR) 技術會分析影像,將文字辨識並轉為機器可讀的格式。這對於數位化實體文件、自動化資料輸入、或讓掃描內容可被搜尋特別有用。

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Input Text

在 Run 模式中要求使用者輸入資訊。

• Input Text 節點用於擷取並儲存使用者的輸入,該值會作為變數使用。它並非獨立運作的節點,而是與更大系統中其他節點連接的重要元件。

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Download Document

產生 PDF、DOC 或 XLSX 格式的可下載報告。

• Download Document 節點適合將 Instruct 節點彙整後的資料轉換為可下載的報告,讓您將處理過的資訊轉為精緻、可共享的文件。
• Download Document 節點作為流程的最後一步時,效果最為強大。

強大組合:

• 與 Instruct 節點搭配,將文字輸出轉為專業報告
• 接在 Process OCR 節點之後,將擷取的文字格式化為整齊文件
• 與 Send Email 結合,自動附加並分發報告

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Contextualize From Library

連接至作為情境的來源。

• Contextualize From Library 節點提供集中存取所有不同來源已建立索引資料的方式。當您需要選擇特定資訊作為自動化任務的情境時可以使用此節點。它讓使用者能存取機構整體的知識,用以告知或引導工作流程。

• 此節點所提供的資訊品質,只與其所包含的資料一樣好。請定期更新整合的文件或資料庫,讓您的工作流程使用最即時且準確的資訊。

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Send Email

以特定主旨與內容傳送電子郵件至指定信箱。

• 在工作流程內直接設定電子郵件寄送。此功能讓您能輸入主旨與內容,並寄送給一位或多位收件人。您也可選擇加上 CC 收件人。

強大組合:

• 與 排程執行 結合,實現定期寄送郵件
• 與 Download Document 搭配,自動附加並寄出報告

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Request Email Reply

傳送第一封郵件,並待收件人回覆後再讓工作流程繼續。

• Request Email Reply 節點用於將郵件寄給收件人,意圖在於取得回覆以讓工作流程繼續進行。
• 由於收到回覆可能需要一段時間,請在畫面右側的執行歷史中查看您的工作流程。

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Fill In Form

設計可供使用者在 Run 模式時填寫的自訂表單。

• Fill In Form 節點是動態表單建構器,會根據表單內容請使用者輸入資訊。
• 開始前,先釐清表單的目的。您需要收集哪些資料?問題的邏輯順序為何?
• 使用適當的輸入欄位。將欄位類型與所需資料對應,是良好使用者體驗的關鍵。
• 利用標籤與提示文字引導使用者。「請輸入您的電子郵件地址」這樣的清楚標籤遠勝過籠統的「輸入」。
• 將關鍵欄位標示為必填,可避免因資料缺失導致工作流程失敗。
• 只詢問真正需要的資訊。冗長複雜的表單會使使用者疲勞、導致較高的離開率。

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可用的表單欄位

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Get Approval

向同樣是 Shieldbase 使用者的團隊成員請求核准。

• Get Approval 節點是用於取得工作流程產出之核可的決策節點。
• 結果只有兩種:核准與未核准。因此 Get Approval 節點是一個將工作流程分為兩條路徑的決策。
• 由於從核可人取得核准可能需要一些時間,您可以在畫面右側的執行歷史中找到您的工作流程。

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Create a Report

將資料分析為洞察,並產生視覺化圖表。

• 在開始之前,請先確認餵給 Create a Report 節點的資料整潔且結構良好。使用清楚、一致的格式,並為資料欄位加上具描述性的名稱 (例如 Revenue_2024、Region、Customer_ID)。
• 在指示中明確說明目的。例如,與其僅寫「製作報告」,不如指定:「請建立一份銷售績效報告,分析每月營收趨勢並顯示表現最佳的地區。報告應包含營收隨時間變化的折線圖,以及地區別銷售的長條圖。」
• 將 Create a Report 節點與 Input Text、Fill In Form 或 Contextualize From Library 節點搭配使用,以這些資訊作為分析情境,生成資料分析與視覺化結果。

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Store Into a Dataset

擷取文字並儲存至資料集。

• 使用 Store Into a Dataset 節點前,請確認工作流程中前面的步驟已產生結構化資料。
• 建立資料集時,務必自訂能反映資料用途的欄位名稱 (例如「Customer_ID」、「Transaction_Amount」)。這能提升可讀性,以及與試算表、資料庫或報表軟體整合的相容性。
• 若工作流程處理動態輸入 (例如紀錄數量會變動),請在前面的步驟使用條件邏輯來分批或過濾資料,避免在資料集中堆積無關紀錄並保持良好效能。
• 在企業環境中請注意資料集大小,因為過大的資料集會影響工作流程速度。若您的平台支援,可設定門檻或使用壓縮技巧。

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Start a Workflow

作為步驟的一部分,觸發另一個工作流程執行。

• 切換等待設定,即可在觸發後的工作流程完成後,繼續執行第一個工作流程。
• Start a Workflow 節點非常適合用於建立反應式、鬆耦合的工作流程,讓另一個工作流程可在主流程持續運作的同時,於背景自動執行。

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Refer to a Parent Workflow

使用觸發本工作流程的父工作流程中特定步驟的資料或檔案。適合用於彙整多個父工作流程的資訊。

• 為父工作流程中的關鍵步驟命名並標示清楚,設定此功能時更容易選擇正確的「父步驟」。
• 當多個父工作流程可能觸發同一個子工作流程時,請統一輸出結構 (欄位名稱、型別) 以避免對映錯誤。
• 善用此功能,將來自多個並行父分支 (例如多個核准) 的結果彙整為單一彙總摘要步驟。
• 在引用父工作流程的輸出前,務必驗證它是否存在 (例如加上守護條件或為缺失/空白資料加上條件分支)。
• 在子工作流程中記錄父工作流程 ID 與觸發步驟,以便除錯與稽核追蹤。

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Loop Action

對清單逐一執行相同的動作 (例如,寄送電子郵件給清單中的每個地址)。

• 讓迴圈保持聚焦。只將真正需要重複的動作放在迴圈內,避免不必要的處理時間。
• 對於大型清單,加入項目數量上限或批次大小等保護機制,以避免下游系統發生逾時或速率限制問題。
• 若在迴圈中使用 Pull Data From API 呼叫外部 API,當遇到速率限制或配額錯誤時,請考慮節流或加入短暫延遲。

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Pause Until

暫停工作流程執行,直到指定的條件達成。

• 使用精確、機器可偵測的條件 (狀態欄位、時間戳、旗標) 代替模糊的文字值,以避免工作流程無限期停滯。
• 設定最大等待時間,並提供備援路徑 (例如升級、通知或自動關閉),以應對永遠無法達成的條件。
• 優先使用事件驅動的觸發 (webhook、狀態更新),勝過長時間的固定延遲,以減少延遲與資源使用。
• 在進入與離開暫停狀態時加入清楚的日誌訊息,讓操作人員了解流程在何處與為何等待。
• 當為了等候使用者輸入而暫停時,請主動透過電子郵件、聊天或應用程式內通知告知,並提供直接可執行所需動作的連結。

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Pull Data from API

從第三方應用程式拉取特定欄位作為情境使用。

• 透過 API 自第三方應用程式拉取資料的初始權限,必須在 Integrations 中設定。
• 一開始就只拉取真正需要的欄位。過度抓取不必要的欄位會拖慢工作流程,也會增加 API 成本。
• 拉取資料後立即正規化並驗證 API 回應 (例如型別檢查、null 檢查),以防止下游錯誤。
• 為了除錯,記錄原始回應 (或經處理後的版本),但務必對日誌中的敏感欄位 (Token、PII) 進行遮罩或省略。

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Push Data to API

將資料推送至第三方應用程式進行寫入。

• 將資料寫入第三方應用程式所需的初始權限,必須在 Integrations 中設定。
• 將欄位對映明確化並做成文件,特別是在整合多個 API 或同一服務的不同版本時尤為重要。
• 在傳送前驗證並清理資料,以免因目標端的結構或格式不符而發生嚴重失敗。
• 取得並儲存 API 回應中的 ID 或確認 Token,以便日後追蹤、更新或刪除。

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Templatize

將內容填入可下載的模板,並維持其格式。

• 若要將內容精準對映到模板,請使用試算表或結構化的文字文件作為模板。
• 為了達到最佳準確度,請使用空白且具表格結構的模板。此結構能讓系統正確對映各個資料欄位,避免資料錯誤。
• 在設計模板時使用清楚的佔位符標記 (例如 {field_name}),並為模板作者與設計者建立對映文件。
• 將格式邏輯 (字型、間距、版面) 保留在模板檔案中,動態內容盡量限於文字與影像。
• 用極端值 (非常長的字串、特殊字元、空欄位) 測試模板填寫,以避免實際使用時版面崩壞。
• 為選填欄位使用條件章節或備援文字,即使部分資料缺漏,模板仍能維持整潔。
• 為您的模板建立版本管理,並追蹤工作流程版本所使用的模板,以避免線上流程出現預期外的格式變動。

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Translate Document

將文件翻譯為其他語言,同時保留排版與風格。

• 對於特定領域內容 (法律、醫療、技術),若支援的話,提供詞彙表或術語清單以提升翻譯一致性。
• 將翻譯主要用於資訊吸收用途。若用於法律或對外資料前,請額外進行人工或專業審閱。
• 同時保存原文與譯文版本,並附上語言、翻譯日期、工作流程 ID 等中繼資料,以利日後查閱與稽核。

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Merge to PDF

將多個檔案 (PDF、JPEG、JPG、PNG、XLSX、XLS、CSV) 合併為單一整合文件。

• 當您的工作流程產生或收集多個文件 (例如報告、表單、附件),需要整合為一個可分享的檔案時,請使用 Merge to PDF。
• 透過總是以一致的順序 (例如封面、摘要、詳細分析、附錄) 合併文件,讓輸出標準化。最終 PDF 會更容易閱讀與檢索,特別是在週報或客戶交付物等定期性工作流程中。
• 當處理掃描文件或影像時,請將 Merge to PDF 與 Process OCR 結合。先將影像轉為機器可讀的文字,再合併為單一可搜尋的 PDF,提升可用性與歸檔效益。
• 當流程涉及核准或簽署時,使用 Merge to PDF 將相關材料 (請求、佐證資料、決策紀錄) 合併為單一檔案。能建立整齊的稽核軌跡,方便日後儲存、寄送或調閱。
• 留意檔案大小。若您合併大量大型文件 (特別是影像或高解析度報告),請考慮先壓縮輸入或刪除不必要的頁面,以維持最終 PDF 的效能與易於分享。

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Handle Conversation

根據使用者的特定查詢,將其導向正確的對話流程。

• 定義清楚的路由準則 (意圖、關鍵字、實體),並在可行的情況下保持互斥,以避免模糊的流程。
• 為無法對應任一定義路徑的查詢,設置備援或「不確定」的路由,以優雅地處理。
• 持續審視真實使用者查詢與對話紀錄,逐步調整路由規則並新增意圖。
• 將下游流程交接時帶上情境 (使用者屬性、先前訊息、來源管道),讓下游不必再次詢問基本問題。
• 對於高風險主題 (帳務變更、隱私、安全),設置防護機制將其導向專門流程或真人客服。

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排程執行節點

依排程執行工作流程。

• 排程執行節點可讓您在特定日期與時間自動執行工作流程,非常適合用於自動化例行任務。
• 您可以用它排程每日、每週或每月的任務。例如,可設定週報工作流程每週五早上 9 點執行,或寄送每日電子郵件提醒。
• 也可以排程工作流程在未來特定日期僅執行一次,例如寄送定時提醒或在特定日期啟動行銷活動。
• 排程執行節點作為整個工作流程的觸發器。一旦排定的時間到達,工作流程便會自動啟動並完整執行,完成資料拉取、處理與輸出。

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如何建立工作流程

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建立線性工作流程

線性工作流程依直線順序執行以產生輸出。它是從開始到結束的簡單、直接的序列,每個步驟一個接一個完成,沒有迴圈、分支或條件邏輯。前一步的輸出成為下一步的輸入,構成清楚、可預期的事件鏈。

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建立決策工作流程

決策工作流程可讓您依條件從多個選項中選擇,將工作流程導向特定路徑。它不只是簡單的「是/否」程序,還能呈現多個選項、評估不同條件,並執行對應的下一步。 其核心是利用決策節點評估條件。例如,工作流程可能會問:「發票金額是否大於 1,000 美元?」

• 若是: 可設定工作流程自動將發票傳給主管核准
• 若否: 可設定工作流程直接將發票送至財務部門進行付款

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排程觸發以執行工作流程

若要在特定日期與時間自動執行工作流程,可以設定排程觸發。此功能讓您能設定重複性的任務,例如產生週報或每日摘要,無需任何手動介入。

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編輯工作流程

已發佈的工作流程可被編輯為新的版本。

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工作流程模板

工作流程模板是預先建立的工作流程,協助您快速開始常見的自動化任務。它們提供穩固的基礎與最佳實踐,免去您從零開始建構工作流程的時間與心力。

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Prompt-to-Workflow

工作流程的建立可透過 Prompt-to-Workflow 啟動。只需輸入帶有具體需求的提示,即可讓 Shieldbase AI 草擬自動化序列,降低手動設定的需求。

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專業建議

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最佳實踐

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常見使用情境

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資料處理流水線

設定範例

1. Upload Files: 接收 CSV 檔
2. Process OCR: 從影像擷取文字
3. Instruct: 清理並整理資料
4. Store Into a Dataset: 更新資料庫
5. Create a Report: 產生分析儀表板
6. Send Email: 將報告通知相關人員

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核准工作流程

設定範例

1. Fill In Form: 員工提交申請
2. Decision Node: 依申請類型/金額分流
3. Get Approval: 主管審核申請
4. Decision Node: 走核准或拒絕路徑
5. Download Document: 產生決議通知文件
6. Send Email: 通知員工決議結果
7. Store Into a Dataset: 將申請紀錄存入系統

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排程報告

設定範例

1. Scheduled Execution: 每週早上 9 點
2. Contextualize From Library: 拉取最新資料
3. Instruct: 分析趨勢與模式
4. Create a Report: 產生週度指標
5. Download Document: 建立 PDF 報告
6. Send Email: 發送給團隊

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何時該自動化

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適合自動化的候選

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疑難排解

工作流程無法執行

• 確認所有必填欄位皆已填寫
• 確認資料來源連線
• 在 Run 模式中查看錯誤記錄
• 個別測試每個步驟
• 確認資料格式正確

排程的工作流程未啟動

• 確認排程設定
• 確認時區設定
• 確認工作流程已發佈 (而非草稿)
• 檢查系統權限
• 是否有衝突的排程

效能問題

• 將複雜工作流程拆分成較小的部分
• 最佳化 Contextualize From Library 中的資料查詢
• 減少不必要的步驟
• 避免在單一步驟中處理大型檔案
• 如需最佳化協助,請聯絡 support@shieldbase.ai

表單或核准未生效

• 確認使用者權限
• 確認所有必填欄位皆已設定
• 以不同使用者角色測試
• 確認電子郵件通知已設定